NVKC Voorjaarscongres 2024

ALV-stemmingen en abstracts

Vaya nam tijdens het Voorjaarscongres namelijk een centrale positie in. Stemgerechtigden, de zogenaamde registerleden, konden de congres-app por ejemplo ook gebruiken om tijdens de ALV live te stemmen over onder meer de notulen van de voorgaande vergadering, de jaarrekening en diverse (her)benoemingen. Daarnaast waren in de web-app ook geaccepteerde maar niet tijdens het congres gepresenteerde abstracts terug te vinden. Op de beursvloer waren twee grote touchscreens opgesteld, waarop door de app kon worden geswipet en de bij de abstracts behorende posters in groot formaat konden worden bekeken.

Call for papers

Voor het call for papers-traject dat in de abstract-selectie had geresulteerd, maakte de NVKC gebruik van onze gloednieuwe applicatie Extracto Abstract Handling. Indienen, beoordelingen, de communicatie over de uitslag en de verzoeken tot het uploaden van de posters (die vervolgens dus via de congres-app toegankelijk werden gemaakt): alles verliep via Extracto, waarbinnen de leden van de congrescommissie geheel zelfstandig aan de knoppen zaten. Kersvers uit het Invitado-lab deed Extracto in de praktijk dus exacto waarvoor de applicatie bedoeld was. En met de tijdens dit traject opgedane ervaring hebben we Extracto Abstract Handling intussen nog beter en completer gemaakt.

Voor de administratieve ondersteuning van onze congressen en nascholingen waren wij op zoek naar een geïntegreerde oplossing. De NVKC zet geen extern congresbureau als intermediair voor de organisatie van haar congressen en nascholingen in, maar neemt de organisatie primair zelf op zich. Het is voor ons niet doeltreffend om met meerdere partijen te moeten schakelen voor bijvoorbeeld het registratieproces, een app en de abstract afhandeling. Het leek erop dat we op zoek waren naar een speld in de hooiberg, totdat we Invitado tegenkwamen. De samenwerking tussen ons bureau en Invitado is zeer constructief.
– Astrid van der Velde (directeur NVKC)

Van intensief naar duurzaam

Met zoveel verschillende producten, waarvan er eentje dus nog maar net was opgeleverd, was de samenwerking met de NVKC in aanloop naar het Voorjaarscongres intensief maar prettig. Registratie (online en op locatie), de centrale rol die de congres-app speelde en het call for paperstraject: wij zijn er trots op dat we dit mooie congres met onze tools mede mogelijk hebben gemaakt en dat onze applicaties binnen een duurzame samenwerking ook in de toekomst zullen worden ingezet, om te beginnen rond diverse nascholingsbijeenkomsten.