Internationale allure
De bijna 6000 genodigden voor dit grootschalige personeelsfeest in de Waagnatie in Antwerpen waren afkomstig uit maar liefst negen landen, en dus werd de Save The Date in vijf talen verstuurd. En dat was half mei nog maar het begin van een flinke logistieke uitdaging: busreizen, transfers, vliegreizen en hotelovernachtingen, alles werd via onze applicaties en formulieren gestroomlijnd. Op de dag van de Boost Your Mood Party, zeven maanden later, viel uiteindelijk alles op zijn plek en vierden de medewerkers van Basic-Fit een fiesta met internationale allure!
Registratie-website
Samen met Event Republic realiseerden we een fraaie, meertalige registratiewebsite, waarop alle ins en outs over het feest te vinden waren. Via het laagdrempelige registratieformulier konden de duizenden medewerkers zich snel en eenvoudig aanmelden en hun voorkeuren voor overnachting en vervoer aangeven. In de Benelux waren er bijna honderd opstapplaatsen voor busvervoer naar Antwerpen, voor de gasten uit bijvoorbeeld Frankrijk en Spanje werden vluchten geboekt en bustransfers tussen vliegveld, hotels en feestlocatie geregeld. Ter verhoging van de feestvreugde konden bij de aanmelding trouwens ook guilty pleasures worden doorgegeven!
Slimme koppeling
Via een slimme api-koppeling met de systemen van Basic-Fit zorgden we ervoor dat alle gastdata feilloos gesynchroniseerd werd met ons registratiesysteem. Al binnen deze koppeling werd op basis van locatie gereguleerd welke gasten er voor een hotelovernachting in aanmerking kwamen, zodat de genodigden de juiste formuliervelden voorgeschoteld kregen. Zo hielden we de aanmelding overzichtelijk en laagdrempelig. En toen er een extra formulier nodig bleek om aanvullende informatie van alleen de gasten uit La France in te winnen, was ook dát natuurlijk pas de problème.
Online bezoekersregistratie
Registratie op locatie
