Complexe gastregistratie tijdens SAIL 2025

Producten

Online bezoekersregistratie

Registratie op locatie

De uitgestelde tiende editie van SAIL Amsterdam was een bijzondere. Het event, dat maar eens in de vijf jaar plaatsvindt en wegens corona ook nog eens een editie had moeten overslaan, vierde zijn vijftigste aniversario, en dat in het jaar dat Amsterdam 750 jaar bestaat. Een unieke editie dus, en voor Damen Shipyards waren wij erbij.

Damen op SAIL 2025 in cijfers

1500

daggasten

6

dinershifts

400

couverts

1500

parkeertickets

375

rondvaartpassagiers

Vier dagen Damen hospitality

Scheepsbouwer Damen was tijdens SAIL namelijk zeer prominent aanwezig. Niet alleen als bouwer van de indrukwekkende clipper Stad Amsterdam, die de SAIL-In aanvoerde, maar ook met vier dagen hospitality in en rond het droogdok van Damen Shiprepair Amsterdam. Daarbij kon de scheepbouwer blind varen op onze applicaties.

Soepele samenwerking

We zijn trots op onze fijne en soepele samenwerking met het eventteam van Damen Shipyards. Samen met Damen hebben we ervoor gezorgd dat de bezoekersstromen vooraf, op locatie en achteraf in kaart werden gebracht. De gasten werden via e-mail uitgenodigd vanuit een portal dat door de hoofden van de verschillende divisies werd beheerd. Vanuit hun persoonlijke uitnodiging meldden ze zich via een compact registratieformulier aan. Met de QR-code die zij hierop per e-mail ontvingen, konden zij eenvoudig binnenkomen.

inscannen

Verschillende events

Bij de entree werkten we met verschillende kleuren polsbandjes, want er waren tijdens SAIL 2025 verschillende events: naast de feestelijke SAIL-In bood Damen namelijk ook rondvaarten aan, en last but not least waren er zes shifts van 'Dinner by Dock', een unieke culinaire belevenis in het eigen droogdok.

Overzicht en houvast

We ontwikkelden een portal waarmee de sales managers van Damen na een interne training zelf hun relaties konden uitnodigen en ook zelf verantwoordelijk waren voor het beheren en herinneren van hun gasten, inclusief dieetwensen, parkeerplekken en rondvaarten. De organisatie kon zo de focus volledig op de inhoud houden, ook tijdens het event, waarbij een speciaal door ons op maat samengestelde Excel-export continu voor overzicht en houvast zorgde.

Ronduit fantastisch

¿El resultado? Een dankzij de betrokkenheid van de sales managers lekker schone database, een prachtig event vol side-events dat vlekkeloos verliep met een vlotte check-in, waarvoor wij aanwezig waren om tickets te scannen en polsbandjes te printen. En dat was met prachtig weer, op een unieke plek met een ronduit fantastisch uitzicht op alle drukte op het IJ absoluut geen straf. Als het aan ons ligt zijn we er ook over vijf jaar heel graag weer bij!

"Het succes van ons relatieevenement tijdens SAIL Amsterdam 2025 was te danken aan echt teamwork. Dankzij onder andere de samenwerking tussen Damen en Invitado hadden we continu overzicht en houvast, waardoor het complexe uitnodigingsproces soepel en gestructureerd verliep."
– Inge Spier (Event Manager, Damen Shipyards)