Wat een mooi event is dit! Elk jaar kijken we er weer naar uit om begin oktober af te reizen naar de Belgische badplaats Knokke. Daar staat het gebied rond Het Zoute vier dagen lang in het teken van oldtimers en GT's.
Internationaal oldtimer event aan de Vlaamse kust
De Zoute Grand Prix bestaat uit een openluchtbeurs, een veiling, een rally, een concours d'élégance en een tour voor bolides uit de GT-klasse. En daarnaast zijn er op diverse locaties nog talloze subevents voor de tientallen sponsoren en hun internationale gasten.
We bouwden een geavanceerd registratiesysteem waarmee deze sponsoren hun relaties in drie verschillende talen kunnen uitnodigen. En natuurlijk zijn we ook met onze apparatuur in het mooie West-Vlaanderen aanwezig om alle tickets te scannen. Bij het galadiner met 800 gasten bijvoorbeeld, waarvoor de zelfs op het laatste moment nog aan te passen tafelschikking uit onze systemen rolt. Bij het concours d'élégance wordt gebruik gemaakt van onze ticketing- en kassa-systemen en vanaf 2019 registreren ook de deelnemende coureurs zich via onze software.
'Invitado is de partner die we zochten,' zegt Orelie Gunst, event manager bij Zoute Events. 'De medewerkers denken steeds met ons mee en zorgen ervoor dat onze duizenden gasten gemakkelijk en vlot toegang krijgen tot de verschillende locaties.'
De Zoute GP in cijfers
263.000
Bezoekers
800
Dinergasten
213
Oldtimers
3
Talen
40+
Sponsors
Dit doen wij voor de Zoute GP
Hospitality portal
Tickets voor gasten, bezoekers en hun auto's
We bouwden een gelikt portal waarmee de talloze sponsoren hun relaties eenvoudig in drie talen kunnen uitnodigen. In de sponsorshop kunnen zij extra producten en tickets bestellen. Voor de facturatie realiseerden we een directe koppeling met Exact-Online.
Ons portal zorgt ook voor een optimale distributie van de parkeertickets. Het door ons ontwikkelde systeem houdt daarbij uiteraard rekening met de capaciteit en de ligging van de verschillende parkeerterreinen.
Voor het galadiner automatiseerden we de placering. De tafelschikking kon continu worden gewijzigd, en werd pas vlak voor aanvang via de badges gecommuniceerd. Zo was de organisatie flexibel tot op het allerlaatste moment.
E-mails
Mooi en gepersonaliseerd
Een omvangrijk event als de Zoute GP genereert veel mailverkeer. De mooi opgemaakte, volledig gepersonisaliseerde e-mails waren in drie talen beschikbaar. We verstuurden de berichten in de voorkeurstaal van de geadresseerde. Welcome, Bienvenue, Welkom!
Ticketing en betalingen
Makkelijk kaartjes bestellen én betalen
De consumenten-ticketing voor het concours d'élégance is bij ons in goede handen. Via ons laagdrempelige, 3-talige bestelformulier kunnen kaartjes snel en eenvoudig worden besteld. Dankzij de naadloze integratie van payment service provider Mollie, kan het publiek de tickets op alle in België gangbare manieren online betalen.
Toegangscontrole
Op vijf plekken tegelijk
Met Invitado loop je niet in zeven sloten tegelijk, ook niet als er op hetzelfde moment op vijf verschillende locaties gescand moet worden. Tijdens het gehele event zorgen we ervoor dat alles rond ticketing, toegangscontrole en accreditaties in goede banen wordt geleid.
Statistieken en rapportages
Continu op de hoogte
Via een dashboard met real time informatie, waarin we alle door de organisatie gewenste kpi's integreerden, zijn de event managers van de Zoute GP continu op de hoogte van de actuele stand van zaken. Met deze informatie kan tijdig worden geanticipeerd op eventuele capaciteitsproblemen.
