Inzendingen ontvangen en beoordeling voorbereiden

Inzendingen ontvangen en beoordeling voorbereiden

Je calll for papers is gepubliceerd en de inzendingen komen bij je binnen. Maar waar precies? En hoe monitor je de voortgang? Achteroverleunen is er in deze fase trouwens niet bij, want er is werk aan de winkel: de review-fase moet worden voorbereid.

Inhoud van deze pagina:

Dashboard en overzicht
Terug naar de checklist
Beoordelingscriteria definiëren
Reviewers toevoegen
Inzendingen koppelen aan reviewers
Reviewers uitnodigen

Dashboard en overzicht

Alle statistieken rond jouw call for papers, de inzendingen en in een later stadium de beoordelingen vind je in het dashboard van de beheeromgeving. De inzendingen zelf vind je in het Papers-overzicht, met naast een totaaloverzicht van inzendingen ook tabbladen met geselecteerde papers. Beide pagina's kun je bereiken via de zijbalk van het portal. 

Terug naar de checklist

Op weg naar de review-fase is de jou inmiddels bekende checklist weer je gids. Als je simpelweg de stappen in het tweede tabblad volgt, bereik je vanzelf de volgende fase, waarin de reviewers aan de slag kunnen. Nu is er voor jou nog wat werk te verrichten. In deze tutorial nemen we de stappen uit de checklist met je door: het definiëren van de beoordelingscriteria, het aanmaken van reviewers en het koppelen (of laten koppelen) van ingezonden papers aan de reviewers.

Beoordelingscriteria definiëren

Aan de hand van de criteria beoordelen jouw reviewers de inzendingen. Elk paper type heeft zijn eigen criteria. Denk bijvoorbeeld aan Originaliteit, Diepgang, Relevantie en Totaalindruk. Voor elk criterium kun je de mogelijke waarden en bijbehorende scores bepalen, bijvoorbeeld van Heel slecht of één ster (*) met een score van bijvoorbeeld 1 punt, tot Uitmuntend of vijf sterren (*****) met een score van bijvoorbeeld 5 of 10 punten. In het aantal criteria, de benamingen én de beoordelingsschaal ben je volledig vrij.

Reviewers toevoegen

Waar zou je zijn zonder reviewers? In de volgende stap van de checklist voeg je deze toe. Per reviewer zijn naam, e-mailadres en organisatie vereist. Optioneel kun je eerder aangemaakte categorieën toevoegen aan een reviewer, zodat het systeem de inzendingen met de auto-assign tool automatisch aan reviewers kan koppelen. En daarmee zijn we alweer bij de volgende stap aanbeland.

Inzendingen koppelen aan reviewers

Vanuit het Papers-overzicht kun je per inzending handmatig reviewers selecteren. Dit doe je door een paper te openen en in het tabblad Reviewers één of meer namen te selecteren. Je kunt als gezegd ook gebruikmaken van de Auto-assign tool. We adviseren je deze pas te gebruiken als de inzendtermijn verstreken is. In deze tool selecteer je het paper type dat je wilt koppelen aan reviewers, of je random wilt toekennen of op basis van voorkeurscategorieën (deze dienen dan wel ingevuld te zijn bij de reviewers!) en het aantal reviewers per inzending. Heb je todo gekoppeld? (Tip: check het tabblad MISSING REVIEWERS in het Papers-overzicht). Markeer jouw call for papers dan in stap 4 in het tweede tabblad van de checklist als Mark ready for reviews.

Reviewers uitnodigen

Je bent nu klaar om de reviewers daadwerkelijk uit te nodigen. Dit kan, zoals in de checklist wordt uitgelegd, op verschillende manieren, namelijk individueel of automatisch. Je kunt mails vanuit het reviewers overzicht altijd nog een keer op individuele basis verzenden.

De mail die elke reviewer vanuit het systeem ontvangt, bevat een persoonlijke url naar het review portal van deze reviewer. De unieke link vind je voor elke reviewer terug op de detailpagina van deze reviewer. Eventueel kun je deze persoonlijke link ook kopiëren en buiten het systeem om nogmaals verstrekken, bijvoorbeeld via WhatsApp. Met het oogje, rechts boven op de genoemde detailpagina, kun je het portal van de betreffende reviewer bekijken.