Configuratie en publicatie

Configuratie en publicatie

In deze eerste tutorial nemen we je mee in de set-up van jouw call for papers, tot en met la publicación van jouw indienformulier.

Inhoud van deze pagina:

Een nieuwe call for papers aanmaken
De initiële configuratie
Laat je leiden door de checklist
Preview formulier, testen en… publiceren!

Een nieuwe call for papers aanmaken

Je bereikt de beheeromgeving van Extracto door in te loggen in Acceso. Selecteer vervolgens in de voor jou beschikbare Invitado-applicaties Extracto Abstract Handling. Je kunt nu een bestaande call for papers selecteren om in te werken, maar ook een nieuwe starten. Dit laatste doe je met het grijze rondje met de +, rechts boven in de overview.

De initiële configuratie

De set-up van een nieuwe call for papers verloopt via een formulier waarvoor je een aantal gegevens nodig hebt. Daarnaast maak je op basis van jouw doelgroep de keuze voor de taal van de call for papers deze (Nederlands of Engels) en zijn er wat opciones en tweaks om het traject op detailniveau naar jouw hand te kunnen zetten. In de settings kun je de gemaakte keuzes altijd nog aanpassen.

Via het configuratieformulier voorzie je jouw call for papers van een titel en bepaal je de begin- en einddatum (en tijd) van zowel de indienfase als van de beoordelingsfase. Op basis van de titel worden automatisch een alias en een url gegenereerd, desgewenst kun je die aanpassen.

E-mails worden vanuit het systeem verzonden met extracto@invitado.nl als afzender. Je kunt twee eigen e-mailadressen toevoegen: een reply-to-adres waarop je de replies op de systeemmails ontvangt, en een support-adres waarop reviewers bijvoorbeeld een conflict of interest kunnen melden. Dit kan uiteraard twee keer hetzelfde e-mailadres zijn. Check de ingevoerde adressen goed op eventuele tikfouten!

Je kunt jouw adresgegevens toevoegen. Deze worden in de footer van de e-mailcommunicatie met indieners en reviewers opgenomen. Er zijn html-tekstvelden beschikbaar voor een (optionele) persoonlijke touch: via een custom tekst boven het indienformulier en in de e-mailbevestiging die de indieners ontvangen. Gevorderde gebruikers kunnen hierin als ze dat willen gebruikmaken van de beschikbare systeemvariabelen. De beschikbare Twig-codes verschijnen via de link onder het betreffende tekstveld. Goed om te weten: ook zonder deze persoonlijke touch, met de standaard teksten vanuit het systeem, functioneert Extracto volledig.

Overige keuzes worden in de hints bij de velden van dit configuratieformulier uitgelegd. Gebruik de Save-button om de gegevens op te slaan.

Laat je leiden door de checklist

Je komt nu in de checklist terecht. Deze neemt je mee in de vervolgstappen, geeft waar nodig uitleg en helpt je overzicht te houden. De eerste stap heb je al gezet en is daarmee afgevinkt, maar inmiddels gemaakte keuzes kunnen in de settings van je call for papers als gezegd altijd nog aanpassen. Voor de Submission-fase – het eerste tabblad van de checklist – staan er nog wat actiepunten op je lijstje. Hoeveel en welke zie je in de rode badges in de zijbalk en de tabbladen van de checklist. Bij een aantal van deze stappen geven we je in deze tutorial nog wat context mee.

Theming
Je kunt hier je eigen logo toevoegen en kleuren kiezen voor de titelbalk, de achtergrond, de buttons en de klikbare links. Voor de kleuren is er een color picker, maar je kunt ook een html-code invoeren, zoals bijvoorbeeld #ffffff voor wit. Theming wordt toegepast op de pagina met het indienformulier en in de e-mails die vanuit het systeem worden verzonden.

Paper types, Categories en Fields
Binnen één call for papers kunnen meerdere type inzendingen worden verwerkt. Je moet er minstens één aanmaken. Je kunt optioneel een globaal maximum bepalen voor het aantal woorden en het aantal afbeeldingen. In plaats van het gobale maximum kun je ook een maximaal aantal woorden per formulierveld vaststellen.

Elke paper type verschijnt in de zijbalk van de beheeromgeving, met elk zijn eigen categorieën, velden (fields) en criteria.

• Categorieën kunnen later gekoppeld worden aan de specialismen van jouw reviewers, maar dienen voor publicatie al te worden bepaald.
• Fields zijn de inhoudelijke velden van jouw formulier. Waar alle algemene gegevens over auteurs, betrokken organisaties en referenties via gestandaardiseerde velden worden uitgevraagd, kun je deze inhoudelijke velden, die dus betrekking hebben op het onderzoek, helemaal zelf bepalen. Met de optionele hint kun je richting geven aan de input die je van de indiener verwacht. Je kunt aan elk veld een maximum aantal woorden koppelen.
• Criteria zijn van belang bij de beoordeling en kunnen in aanloop naar de review-fase worden bepaald.

Preview formulier, testen en… publiceren!

Je bent bijna klaar om je call for papers te publiceren. Met de oranje button VIEW SUBMISSION FORM in de zijbalk kun je een preview van jouw indienformulier bekijken en testen. Bekijk de pagina kritisch, pas aan wat nodig en vevers de preview om het resultaat te bekijken. Tevreden? Markeer je call for paper dan in stap 6 van de checklist klaar voor publicatie. ¡Atencion! De configuratie is hierna waar het paper types en velden betreft nog maar beperkt aan te passen.

In stap 7 van de checklist zie je de url van jouw call for papers. Die kun je nu gaan delen via je eigen communicatiekanalen. Je voltooit de configuratie met de oranje button Mark as published. Laat de inzendingen maar binnen stromen!