search
Druk op ENTER om te zoeken

Deelnemersregistratie

De registratie van jouw deelnemers en meer

Van de uitnodiging van de deelnemers voor jouw event tot de rapportages achteraf: onze Event Registratie Specialisten staan voor je klaar. Elk event is anders, en afhankelijk van jouw wensen richten wij ons deelnemersregistratie-systeem toegespitst op jouw event voor je in. Zo weet je zeker dat de online en on-site event registratie vlekkeloos verloopt. En wil je meer? Dan appgraden we jouw event met de in ons systeem geïntegreerde event-app. Mooi en efficiënt!

Eén systeem, eindeloos veel slimme en creatieve oplossingen voor deelnemersregistratie

Online deelnemersregistratie

Wij verzenden effectieve uitnodigingen en bouwen slimme, laagdrempelige formulieren.

On-site deelnemersregistratie

Rijen? Daar houden we niet van! Scannen, printen en door... Na een korte instructie kan elke hostess met onze compacte scanstations uit de voeten.

Tickets en workshops

Van simpele e-tickets tot de deelnemersregistratie voor sessies met een beperkte capaciteit. Maar ook: placering en tafelschikking. Wij regelen het!

Betalingen en facturen

Snel, veilig en probleemloos online betalen, een tot op de eurocent kloppende administratie en facturen die aan alle fiscale eisen voldoen.

Website

Van een eenvoudig deelnemersregistratie-formulier tot complete websites, waarmee we jouw event effectief in de markt zetten. Wij bieden altijd een passende oplossing!

Event-app

Onze event-app is dé appgrade je jouw beurs, congres of event. Alle informatie over jouw event op de smartphone van je bezoekers. En via de app, heb jij toegang tot jouw eigen community.

Badges en on-site deelnemersregistratie

Snel en mooi. Op locatie printen wij deelnemersbadges in alle soorten en maten. Klaar terwijl de deelnemers (heel eventjes) wacht.

Online deelnemersregistratie

Wij verzenden effectieve uitnodigingen en bouwen slimme, laagdrempelige formulieren.

On-site deelnemersregistratie

Rijen? Daar houden we niet van! Scannen, printen en door... Na een korte instructie kan elke hostess met onze compacte scanstations uit de voeten.

Tickets en workshops

Van simpele e-tickets tot de deelnemersregistratie voor sessies met een beperkte capaciteit. Maar ook: placering en tafelschikking. Wij regelen het!

Betalingen en facturen

Snel, veilig en probleemloos online betalen, een tot op de eurocent kloppende administratie en facturen die aan alle fiscale eisen voldoen.

Website

Van een eenvoudig deelnemersregistratie-formulier tot complete websites, waarmee we jouw event effectief in de markt zetten. Wij bieden altijd een passende oplossing!

Event-app

Onze event-app is dé appgrade je jouw beurs, congres of event. Alle informatie over jouw event op de smartphone van je bezoekers. En via de app, heb jij toegang tot jouw eigen community.

Badges en on-site deelnemersregistratie

Snel en mooi. Op locatie printen wij deelnemersbadges in alle soorten en maten. Klaar terwijl de deelnemers (heel eventjes) wacht.

Zoute Grand Prix

Case

Een meerdaags publieks-event aan de Belgische kust met 200.000 bezoekers en van internationale allure. We bouwden een meertalig deelnemersregistratie-systeem voor de relaties van de vele sponsoren, scannen de tickets en zorgen zelfs voor de placering van de gasten voor het galadiner. Invitado in de hoogste versnelling, dat is de Zoute GP.

Game, set en match: winnen met matchmaking
'Werken bij Invitado? Eerst nog even leren programmeren!'
'De grootste verandering is misschien wel onze deurbel'

ONLINE EVENTREGISTRATIE

DE KUNST VAN HET UITNODIGEN

Eventregistratie begint met het uitnodigen van je gasten. Wij importeren de persoonsgegevens van jouw gastenlijst in ons systeem en verzenden op het juiste moment een gepersonaliseerde save-the-date, een uitnodiging en eventueel een of meer reminders. In de huisstijl van jouw event, dat spreekt voor zich. Vanuit de persoonlijke uitnodiging kunnen je bezoekers zich via een unieke link of met een uitnodigingscode aanmelden. Om de bezoekersregistratie zo laagdrempelig mogelijk te houden, hoeven ze de gegevens die bekend zijn niet meer in te vullen.

REGISTRATIEFORMULIER VOOR JOUW EVENT

Je organiseert een event en je hebt nodig... een aanmeldformulier. Daar kun je ontzettend ingewikkeld over doen, maar in de basis stelt het natuurlijk niet zo heel veel voor. Als je weet welke informatie je van je gasten nodig hebt, ben je al een heel eind. Toch komt er bij de eventregistratie voor meer kijken dan je denkt. Want hoe zorg je ervoor dat de data valide is en zo eenduidig mogelijk wordt ingevoerd? Hoe weet je zeker dat je de privacy-politie niet op je dak krijgt? Hoe sla je de data behalve veilig ook zo op, dat je er voorafgaand, tijdens en na afloop van je event alle kanten mee op kunt? Hoe hou je de hele aanmeldprocedure voor je gasten zo eenvoudig en dus zo laagdrempelig mogelijk?

EEN EENDUIDIG ANTWOORD

Voor iets wat niet zoveel leek voor te stellen zijn dat toch nog best een hoop vragen. Met één enkel en eenduidig antwoord: door de online eventregistratie over te laten aan registratiespecialist Invitado. En dat antwoord is ook meteen van toepassing op al je aanvullende registratievragen, die bijvoorbeeld te maken kunnen hebben met uitnodigingen, capaciteitscontrole, losse sessies, een veilige online betaalomgeving, de verzending van e-tickets, gezichtsherkenning en ga zo maar door. Want dat is wat wij doen: vooruit denken, en dan ook meteen met pasklare oplossingen komen.

BASISGEGEVENS

Naam, e-mailadres, eventueel bedrijfsnaam of functie... Met die gegevens kom je als je een event organiseert al een heel eind. Zelfs als het om dergelijke basisgegevens gaat, moet je vanuit de privacywetgeving altijd kunnen verantwoorden waarom je bepaalde data verzamelt en wat je ermee gaat doen. Bovendien loop je met een spervuur aan vragen het risico dat je je genodigden afschrikt. Houd het registratieformulier dus zo laagdrempelig mogelijk en bedenk van te voren goed welke gegevens je echt nodig hebt. Wij denken graag met je mee en gaan natuurlijk uiterst vertrouwelijk met de persoonsgegevens van jouw gasten om.

NOG LAAGDREMPELIGER: SOCIAL MEDIA

Als je wilt, bouwen we in het registratieformulier social media-koppelingen in. De genodigde kan zich dan aanmelden met Facebook of LinkedIn, waarna een aantal velden vanuit het profiel direct worden ingevuld. Ook de profielfoto kan worden overgenomen, wat makkelijk is als je bij de entree van je event gebruik wilt maken van gezichtsherkenning. Of die profielfoto technisch geschikt is, checkt onze slimme software trouwens automatisch.

DYNAMIEK IN HET REGISTRATIEFORMULIER

Wil je meer van je gasten weten? Dan voorzien we het registratieformulier van alle benodigde extra velden. Door het formulier dynamisch op te bouwen, volstaat één formulier voor verschillende groepen gasten. We laten slechts de velden zien die voor een bepaalde groep gasten van toepassing zijn.

SESSIES, WORKSHOPS EN CAPACITEITSCONTROLE

Bied je tijdens je event plenaire sessies of workshops aan waarvoor je gasten zich apart moeten aanmelden, dan bouwen we dat voor je in, inclusief capaciteitscontrole. Zelfs een gebruiksvriendelijk, interactief blokkenschema behoort daarbij tot de mogelijkheden. Behalve de capaciteit houden we ook automatisch in de gaten of je gast zich niet voor meerdere overlappende onderdelen aanmeldt. Uiteraard heb je tijdens de aanmeldperiode steeds volledig inzicht in het aantal nog beschikbare plaatsen per programmaonderdeel.

INTRODUCÉS, PARTNERS EN SUBGASTEN

Wil je je de bezoekers van jouw event de mogelijkheid bieden een gast te introduceren, dan richten we je formulier hier met een aantal extra velden graag op in. In de meeste gevallen zal het erop neerkomen dat deze introducés per e-mail worden uitgenodigd, waarna ze zichzelf via een persoonlijke link kunnen aanmelden. De AVG bepaalt namelijk dat slechts gehuwden direct door hun partner mogen worden aangemeld. Ook hierin maken we je het dus graag zo eenvoudig mogelijk, maar wel binnen de grenzen van de wet.

LAY-OUT

Het basisformulier wordt voorzien van het logo van jouw event. Het formulier is volledig responsive en biedt dus ook op mobiele devices een optimale gebruikservaring. Via gebruiksvriendelijke meldingen zorgen we ervoor dat je gasten het formulier volledig en juist invullen. Een succesvolle registratie wordt bevestigd met een bedankpagina en een bevestigingsmail met een persoonlijke e-ticket.

EVENT WEBSITE

Wil je meer met je gasten delen dan het aanmeldformulier, dan realiseren we graag een uitgebreidere website voor jouw event. Zo'n website biedt je de ruimte om bijvoorbeeld het programma en de locatiegegevens van het evenement te communiceren. Wij zorgen ervoor dat op deze website de conversie voorop blijft staan met duidelijke call to actions naar het aanmeldformulier.

BETALINGEN

Organiseer je een betaald event? Dan bieden wij jouw gasten de mogelijkheid eenvoudig en direct online af te rekenen via iDeal of met creditcard. Of zelfs met Bitcoins, als het moet. Wij voorzien onze formulieren bij voorkeur van de veilige betaalomgeving van payment provider Mollie.nl. Werk jij liever samen met een andere provider? Dan koppelen onze programmeurs die betaalomgeving graag voor je aan het registratieformulier en onze systemen. Wil je je gasten de mogelijkheid bieden achteraf te betalen, dan verzenden wij een factuur die niet alleen voldoet aan jouw wensen, maar ook aan de eisen van de Belastingdienst.

KORTINGSCODES

Het verstrekken van kortingscodes is een goed middel om je betaalde event te promoten. Een vaste korting of een percentage, wij verwerken het voordeel voor jouw gast via een couponcode-veld in het registratieformulier volledig automatisch en passen het af te rekenen bedrag hierop aan.

WIJZIGINGEN ACHTERAF

Je gasten moeten volgens de AVG de mogelijkheid hebben hun gegevens of keuzes achteraf te wijzigen. Dit maakt dan ook deel uit van het online registratieproces. Via een persoonlijke login kan de geregistreerde gast zich aanmelden en de wijzigingen doorvoeren. Eventuele gevolgen voor de uiteindelijke kosten verwerken wij desgewenst via creditnota's, bestelbevestigingen en bij- of terugbetalingen.

TICKETS

De e-mailbevestiging die we jouw gast sturen, bevat een pdf met zijn persoonlijke ticket. Dit ticket is voorzien van een unieke barcode. Je gast kan het ticket printen, maar kan de barcode bij de entree van jouw event ook op zijn mobiele telefoon tonen. Voor onze scanners maakt het niet uit.

STATISTIEKEN

Tijdens de registratieperiode weet je elk moment van de dag precies hoe het ervoor staat. Wij richten een dashboard voor je in waarop je het verloop van de aanmeldingen nauwlettend in de gaten kunt houden. Daarnaast zorgen we ervoor dat er na afloop van je event uitvoerige rapportages beschikbaar zijn.

ON-SITE EVENTREGISTRATIE

SCANNEN IS MENSENWERK

Superslimme software, professionele apparatuur... Maar waarin wij ons als marktleider écht onderscheiden, dat zijn onze betrokken en ervaren medewerkers. Bij de entree van jouw event zijn ze zelf aanwezig voor een perfecte eerste indruk. Onze Medewerkers Eerste Indruk noemen we ze daarom ook wel. Zij richten de scanstations in, instrueren de hostesses, zorgen er als de deuren open gaan voor dat alles vlekkeloos verloopt en denken vanuit hun ervaring op alle fronten met je mee. Over de opstelling van de scanbalies bijvoorbeeld. Alles voor die perfecte eerste indruk!

FLEXIBELE SCANSTATIONS

Of je gasten nu een papieren ticket bij zich hebben of hun e-ticket op een mobieltje tonen, met onze flexibele scanstations houden we de loop erin en zijn zij binnen voor ze het weten. Zelfs als zij zich wel geregistreerd hebben maar hun toegangsbewijs vergeten zijn. Met de handscanners en de slimme software op onze snelle laptops kan elke hostess na een korte en heldere instructie probleemloos uit de voeten. En mochten zich toch problemen voordoen, dan lost onze 'Medewerker Eerste Indruk' die directamente op.

SCANNEN EN/OF PRINTEN

Hoeveel scanstations er voor jouw beurs nodig zijn hangt af van het aantal gasten dat je tegelijk verwacht. Gemiddeld duurt het scannen van een geregistreerde gast 12 seconden. Per scanstation verwerken we dan zo'n 300 gasten per uur. Wil je dat je gasten tijdens je event met een mooie badge rondlopen, dan printen we die op locatie. Afhankelijk van de soort badge verwerken we dan 120 tot 150 gasten per uur.

WAT WE DOEN (EN WAT NIET)

Wij leveren de apparatuur, sluiten die aan, zorgen ervoor dat alles werkt en instrueren de hostesses. Daarvoor verwachten we dat als wij komen opbouwen de scanstations op hun plek staan en per station zijn voorzien van stroom (één punt als we alleen komen scannen, twee als we ook komen printen) en internet (bedraad heeft onze voorkeur, productie-wifi kan ook). Voor de duidelijkheid: wij leveren geen meubilair en geen hostesses.

BEST PRACTICE: BADGES MET LABELS

Met onze badgestickers zetten wij niet alleen in op rápido, maar ook op mooi. Het oog wil immers ook wat. We printen de door jou gewenste gegevens in het zwart op een label. Deze sticker wordt door de hostess op een in de stijl van jouw event vormgegeven en voorgedrukte badgekaart geplakt. Muy eficiente, zowel in tijd als in kosten. Badgekaarten en labels zijn in verschillende formaten beschikbaar. Het ontwerpen en full colour bedrukken van de badgekaart nemen wij je trouwens graag uit handen. Voor de badgekaart adviseren wij 350 grams gelamineerd papier. Stevig en spatwaterbestendig, zodat de kaart gedurende het hele evenement mooi blijft.

NOG MOOIER: KUNSTSTOF BADGES

Voor persoonlijke badges met een exclusieve uitstraling kunnen we onze scanstations uitrusten met een professionele cardprinter. De stevige, kunststof naamkaarten op creditcardformaat kunnen vooraf dubbelzijdig en in alle kleuren van de regenboog worden bedrukt. De persoonlijke gegevens worden vervolgens bij de entree voor en eventueel ook achter op de kaart geprint. Met zo’n mooie badge mogen je gasten zeker gezien worden. Het ontwerpen en vooraf bedrukken van de kunststof naamkaart nemen wij je graag uit handen. De kunststof cards zijn 85 x 55 groot, hebben afgeronde hoeken, zijn voorzien van een riemgleuf en zijn leverbaar in standaard pvc en duurzame Eco Pas.

BEHOEFTE AAN BEVESTIGING?

De keuze hoe je je gasten hun persoonlijke badge laat dragen is een lastige, vooral omdat er eindeloos veel mogelijkheden en talloze leveranciers zijn. Een borstclipje, een insteekhoesje met clip, een plakstrip of toch een keycord of lanyard, al dan niet bedrukt. ¡Ay, caramba! Met honderden evenementen per jaar hebben we alles al eens voorbij zien komen, dus vanuit onze ervaring adviseren je graag. Want ja, ook met je behoefte aan bevestiging kun je bij ons terecht. En als je dat wilt, kunnen wij je ook deze materialen leveren.

GEZICHTSHERKENNING: BINNEN ZONDER KAARTJE

Als marktleider blijft Invitado innoveren. Voor ons is het inzetten van gezichtsherkenning dan ook allang geen toekomstmuziek meer. Al bij verschillende grote events identificeerden wij de gasten aan de hand van hun unieke gezichtskenmerken. Op basis van een snelle foto bij de ingang, rolt de persoonlijke badge direct uit de printer zodra een gast herkend is. Gezichtsherkenning is meer dan een leuke gimmick voor een wel heel speciale eerste indruk. De technologie is uiterst effectief en bovendien bewezen betrouwbaar.

TOEGANGSCONTROLE BIJ WORKSHOPS OF SESSIES

Als het programma van jouw event onderdelen bevat waarvoor je gasten zich apart moesten aanmelden, dan richten we ook daarvoor scanstations in. Hoeft er geen controle plaats te vinden, maar wil je wel weten door welke gasten deze onderdelen zijn bijgewoond, dan kunnen we de gasten met eenvoudige hand- of sessiescanners scannen. Voor elk programma-onderdeel is de bezoekerslijst dan achteraf, na koppeling van de scandata aan de registratiedatabase, beschikbaar.

APPS EN TOOLS

DE APP VOOR JOUW EVENT

Met onze event app hebben je gasten alle informatie over jouw evenement letterlijk altijd binnen handbereik. Hun e-ticket bijvoorbeeld, maar ook praktische informatie over het programma of een al dan niet interactieve plattegrond van de eventlocatie. De mogelijkheden zijn eindeloos, te meer omdat onze event app gekoppeld wordt aan de registratiedata en deel uitmaakt van het registratiesysteem. Dat scheelt jou een hoop werk en maakt onze app voor Android en iOS de slimste event app in de app stores.

APPGRADE VOOR EXTRA WAARDE

Gasten die de weg weten op jouw event, ervaren hun bezoek als waardevoller. Met jouw app op zak zijn ze optimaal voorbereid en hebben ze alle essentiële, actuele en gepersonaliseerde informatie altijd en overal binnen handbereik. Over wat, waar en wanneer hoeven zij zich niet druk te maken: de app maakt ze wegwijs. Zo genieten je gasten optimaal van alles wat jouw event te bieden heeft.

IN CONTACT MET JE GASTEN

Via de app kun je je gasten voor, tijdens en na het event altijd bereiken. Bij een lastminute programmawijziging bijvoorbeeld. Maar belangrijker nog: je kunt ze op het juiste moment én op de juiste plek benaderen. Met getimede berichten, of met een pushbericht als ze de entree gepasseerd zijn bijvoorbeeld. Hebben ze de app nog niet gedownload? Dan signaleren we dat en kunnen we ze daar met de gegevens uit onze registratiedatabase per sms nog even aan herinneren.

JOUW EVENT, JOUW COMMUNITY

De individuele gasten van jouw event, maar ook de sprekers en eventuele exposanten, hebben één ding met elkaar gemeen, en dat is... exactemente: jouw evenement. Met de aan de optionele deelnemerslijst gekoppelde berichtenservice breng je ze ook buiten de eventlocatie dichter bij elkaar en bevorder je de communicatie binnen jouw community. De app is voorzien van een social messageboard, die je gasten op de hoogte houden van wat er leeft. Ze kunnen berichten liken, reageren en zelf berichten posten.

PLATTEGROND 2.0

Met de overzichtelijke plattegrond van jouw event vinden je gasten eenvoudig hun weg. Kies je voor een dynamisch floorplan, dan brengen we deze statische tekening in jouw app tot leven: we maken de plattegrond interactief en doorzoekbaar, voorzien je gasten vanuit het floorplan van informatie over alle hotspots en kunnen ze andersom bij alle content direct laten zien waar the place to be is. En heb je in de aanloop naar je beurs gebruik gemaakt van onze handige floorplan-tool, dan is jouw plattegrond direct bruikbaar in de app.

OFFLINE + ONLINE VIA QR-CODES

Met de optionele QR-codescanner kun je je bezoekers tijdens jouw event extra informatie bieden. Door bijvoorbeeld stands, producten of locaties te voorzien van een unieke QR-code, die via de event app met een smartphone kan worden gescand, presenteer je de informatie in de app aan de gasten die meer willen weten. Hoe je deze QR-codes wil inzetten, is aan jou. Bied je statische content, die je in het CMS zelf kunt beheren? Linkt de code naar een externe site? Of levert het scannen je gasten punten op, bijvoorbeeld in een motivatie-campagne?

NOG MEER ADDED VALUE: BETAALDE CONTENT

De event app genereert ook new business. De app biedt namelijk volop mogelijkheden tot het aanbieden van paid content: extra informatie, banners, gesponsorde berichten. Waardevolle extra exposure voor je adverteerders kortom, in het hart van hun doelgroep. Lucrativo dus. Op het advies en de support van onze eventspecialisten kun je rekenen.

INTERACTIE TIJDENS JOUW EVENT

Publieksparticipatie en interactie: dé toverwoorden voor een boeiende presentatie. Vragen die tijdens een presentatie via de app worden gesteld, kunnen door een moderator razendsnel op een groot scherm worden getoond. Ook de resultaten van een stemming komen vrijwel rechtstreeks tot leven op het grote doek. Live voting dus. Of verlevendigen jouw sprekers hun presentaties met een quiz?

PLACERINGSTOOL

Tafelschikking tijdens een diner of vaste stoelen tijdens een presentatie? Met onze placeringstool ben je tot het allerlaatste moment flexibel. Tafel- en stoelnummers worden pas tijdens de registratie van dit onderdeel gecommuniceerd en op de badges geprint. Zo kun jij de placering tijdens jouw event op basis van de meest actuele gegevens uit de registratiedatabase zelfs twee minuten voordat de deuren opengaan nog optimaliseren.

Akkoord
Wij gebruiken cookies om de ervaring op onze website te verbeteren, statistieken bij te houden en je toegang te geven tot onze social media.
Door gebruik te maken van deze website of door op akkoord te drukken, ga je akkoord met ons cookiebeleid. Je kunt cookies ook niet accepteren.