In een Invitado-case op de Invitado-site vertellen dat de leden van het Nederlandse Huisartsen Genootschap zich voor de 62e editie van het NHG-Congres níét via een registratieformulier van Invitado aanmeldden, is best bijzonder. Maar de manier waarop het vervolg van die registratie dan wél verliep, is dat ook!
Persoonlijk programma
Via onze amigos van Ratio Design raakten we bij dit congres betrokken. Meer dan 1300 bij het genootschap aangesloten huisartsen hadden zich via de eigen webshop van het NHG wel al aangemeld, maar nog geen persoonlijk programma samengesteld. Hiervoor adviseerden wij in plaats van een tweede registratieformulier onze event-app in te zetten, want de Vaya Visitor App biedt standaard muchas mogelijkheden voor registratie.
Zoeken, filteren, aanmelden...
Via een API-koppeling met de webshop ontvingen de huisartsen die zich voor het congres hadden aangemeld een automatisch via ons systeem verzonden mail met een persoonlijke link naar de Vaya-app. Daarin konden ze hun registratie vanuit een doorzoek- en filterbaar programma voltooien door zich voor de parallelsessies van hun keuze aan te melden.
Voordelen van registratie via de web-app:
- De registratie kan al worden geopend voordat het programma helemaal rond is.
- Een eenvoudig en dus voordelig registratieformulier volstaat, voor de aanvullende registratie via Vaya worden geen extra kosten in rekening gebracht: sessiekeuze, inclusief capaciteitscontrole, maakt standaard deel uit van de app.
- Deelnemers kunnen zich snel en laagdrempelig aanmelden, zonder eerst het hele programma door te hoeven nemen.
- Deelnemers maken in een vroeg stadium kennis met de event-app, wat het gebruik van de app tijdens het congres bevordert.
- Deelnemers kunnen het programma op hun smartphone rustig doornemen, hun keuze bepalen en op elk moment ook weer wijzigen.
Alternatief
En natuurlijk, er zijn ook keerzijden te bedenken: zo verplicht je je bezoekers de app te gebruiken en weet je als organisator pas in een later stadium welke sessies populair zijn. Deze tweetraps-registratie is dus zeker niet voor elk event de ideale keuze, maar als 'alternatieve behandelmethode' zeker het overwegen waard.
Feestje
Terug naar het NHG-Congres in het 1931 Congrescentrum in Den Bosch. 'Dat was een feestje!' blikt het genootschap op de eigen website terug op het congres. De deelnemers waardeerden de dag met een mooie 7,8. Wij hebben met onze veelvuldig gebruikte event-app (meer dan 226.000 pageviews!), met Intercambio Leadscan voor de exposanten én met onze scanstations en razendsnel geprinte gepersonaliseerde badges bij de entree met heel veel plezier een contribución aan dit mooie resultaat geleverd.
© Beeldmateriaal event: Margot Scheerder en Wendy Westerhof, NHG.org.
Registratie en meer in Vaya
