Met onze medische congresregistratie laten we graag zien wat we kunnen: van de online registratie van je bezoekers, tot het scannen van tickets en printen van badges op locatie. Maar dat is natuurlijk lang niet het hele verhaal. Wij willen het organisatoren en bezoekers van medische congressen, maar ook eventuele exposanten zo eenvoudig mogelijk maken, en dus doen wij meer. Muy meer. En dat alles vanuit één medische congresregistratie systeem dat perfect is afgestemd op jouw congres en waarin dataveiligheid voorop staat.
Medische congresregistratie? Met dat bijltje hebben we wel vaker gehakt. Voor verschillende congressen van het Erasmus MC in ons eigen Rotterdam, bijvoorbeeld. Online registratie, ook voor sessies, badges printen bij de entree, een medische congresapp en de online distributie van abstracts... You name it, wij doen het. En natuurlijk zijn de persoonlijke gegevens van je bezoekers bij ons zo veilig als in een medisch patiëntendossier en hou je via onze analysetools voor, tijdens en na je congres de vinger aan de pols.
Bij terugkerende beurzen en congressen begint de medische congresregistratie vrijwel altijd met het uitnodigen van de bezoekers van de vorige editie. Wij importeren de persoonsgegevens in ons systeem en verzenden op het juiste moment een gepersonaliseerde save-the-date, een uitnodiging en eventueel een of meer reminders. In de huisstijl van jouw beurs of congres, dat spreekt voor zich. Vanuit de persoonlijke uitnodiging kunnen je bezoekers zich tijdens de online registratie via een unieke link of met een uitnodigingscode aanmelden. Om de medische congresregistratie zo laagdrempelig mogelijk te houden, hoeven ze de gegevens die bekend zijn niet meer in te vullen.
Je organiseert een beurs of congres en je hebt nodig... een aanmeldformulier. Daar kun je ontzettend ingewikkeld over doen, maar in de basis stelt het natuurlijk niet zo heel veel voor. Als je weet welke informatie je van je bezoekers nodig hebt, ben je qua online medische congresregistratie al een heel eind. Toch komt er bij de online bezoekersregistratie voor beurzen en congressen meer kijken dan je denkt. Want hoe zorg je ervoor dat de data valide is en zo eenduidig mogelijk wordt ingevoerd? Hoe weet je zeker dat je je daarbij houdt aan alle privacy-regels? Hoe sla je de data behalve veilig ook zo op, dat je er voorafgaand, tijdens en na afloop van je beurs of congres alle kanten mee op kunt? Hoe hou je de hele aanmeldprocedure voor je bezoekers zo eenvoudig en dus zo laagdrempelig mogelijk?
Voor iets wat niet zoveel leek voor te stellen zijn dat toch nog best een hoop vragen. Met één enkel en eenduidig antwoord: door de online medische congresregistratie over te laten aan registratiespecialist Invitado. En dat antwoord is ook meteen van toepassing op al je aanvullende registratievragen, die bijvoorbeeld te maken kunnen hebben met uitnodigingen, capaciteitscontrole, losse sessies, een veilige online betaalomgeving, de verzending van e-tickets, gezichtsherkenning en ga zo maar door. Want dat is wat wij doen: vooruit denken, en dan ook meteen met pasklare oplossingen komen. Dat is medische congresregistratie the Invitado way!
Naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres... Met die gegevens kom je als je een beurs of congres organiseert al een heel eind. Zelfs als het om dergelijke basisgegevens gaat, moet je vanuit de privacywetgeving altijd kunnen verantwoorden waarom je bepaalde data verzamelt en wat je ermee gaat doen. Bovendien loop je met een spervuur aan vragen het risico dat je je bezoekers wegjaagt. Houd het medische congresregistratie-formulier dus zo laagdrempelig mogelijk en bedenk van te voren goed welke gegevens je echt nodig hebt. Wij denken graag met je mee en gaan natuurlijk uiterst vertrouwelijk met de persoonsgegevens van jouw bezoekers om.
Als je wilt, bouwen we in het registratieformulier social media-koppelingen in. De bezoeker kan zich dan aanmelden met Facebook of LinkedIn, waarna een aantal velden vanuit het profiel direct worden ingevuld. Ook de profielfoto kan worden overgenomen, wat makkelijk is als je bij de entree van je beurs of congres gebruik wilt maken van gezichtsherkenning. Of die profielfoto technisch geschikt is, checkt onze slimme software trouwens automatisch.
Wil je meer van je bezoekers weten? Dan voorzien we het medische congresregistratie-formulier van alle benodigde extra velden. Door het formulier dynamisch op te bouwen, volstaat één formulier voor verschillende groepen bezoekers. We laten slechts de velden zien die voor een bepaalde groep bezoekers van toepassing zijn.
Bied je tijdens je beurs of congres plenaire sessies of workshops aan waarvoor de bezoekers zich apart moeten aanmelden, dan bouwen we dat voor je in, inclusief capaciteitscontrole. Zelfs een gebruiksvriendelijk, interactief blokkenschema behoort daarbij tot de mogelijkheden. Behalve de capaciteit houden we ook automatisch in de gaten of de bezoeker zich niet voor meerdere overlappende onderdelen aanmeldt. Uiteraard heb je tijdens de aanmeldperiode steeds volledig inzicht in het aantal nog beschikbare plaatsen per programmaonderdeel. Ook als de medische congresregistratie ingewikkelder wordt, maken wij het jou en je bezoekers zo eenvoudig mogelijk.
Wil je je bezoekers de mogelijkheid bieden een gast te introduceren, dan richten we je formulier hier met een aantal extra velden graag op in. In de meeste gevallen zal het erop neerkomen dat deze introducés per e-mail worden uitgenodigd, waarna ze zichzelf via een persoonlijke link kunnen aanmelden. De AVG bepaalt namelijk dat slechts gehuwden direct door hun partner mogen worden aangemeld. Ook hierin maken we je het dus graag zo eenvoudig mogelijk, maar wel binnen de grenzen van de wet.
Het basisformulier wordt voorzien van het logo van jouw beurs of congres. Het formulier is volledig responsive en biedt dus ook op mobiele devices een optimale gebruikservaring. Via gebruiksvriendelijke meldingen zorgen we ervoor dat de congres- of beursbezoeker het formulier volledig en juist invult. Een succesvolle registratie wordt bevestigd met een bedankpagina en een bevestigingsmail met een persoonlijke e-ticket. Want bij medische congresregistratie wil het oog ook wat. Bekijk onze templates en maak je keuze uit ons menu!
Wil je meer met je bezoekers delen dan het aanmeldformulier, dan realiseren we op basis van het door jou gekozen template graag een uitgebreidere website voor jouw beurs of congres. Zo'n website biedt je alle ruimte om bijvoorbeeld het programma, informatie over de sprekers en de locatiegegevens van het evenement te communiceren. Wij zorgen ervoor dat op deze website de conversie voorop blijft staan met duidelijke call to actions naar het aanmeldformulier.
Is jouw beurs of congres een betaald evenement? Dan bieden wij jouw bezoekers de mogelijkheid eenvoudig en direct online af te rekenen via iDeal of met creditcard. Of zelfs met Bitcoins, als het moet. Wij voorzien onze formulieren bij voorkeur van de veilige betaalomgeving van payment provider Mollie.nl. Werk jij liever samen met een andere provider? Dan koppelen onze programmeurs die betaalomgeving graag voor je aan het registratieformulier en onze systemen. Wil je je bezoekers de mogelijkheid bieden achteraf te betalen, dan verzenden wij een factuur die niet alleen voldoet aan jouw wensen, maar ook aan de eisen van de Belastingdienst. Zo maken we bij medische congresregistratie ook facturatie en administratie zo eenvoudig mogelijk.
Het verstrekken van kortingscodes is een goed middel om je beurs of congres te promoten. Een vaste korting of een percentage, wij verwerken het voordeel voor jouw bezoeker via een couponcode-veld in het registratieformulier volledig automatisch en passen het af te rekenen bedrag hierop aan. Voor ons medische congresregistratie systeem is dit geen enkel probleem.
Je bezoekers moeten volgens de AVG de mogelijkheid hebben hun gegevens of keuzes achteraf te wijzigen. Dit maakt dan ook deel uit van het online medische congresregistratie-proces. Via een persoonlijke login kan de geregistreerde bezoeker zich aanmelden en de wijzigingen doorvoeren. Eventuele gevolgen voor de uiteindelijke kosten verwerken wij desgewenst via creditnota's, bestelbevestigingen en bij- of terugbetalingen.
De e-mailbevestiging die we jouw bezoeker sturen, bevat een pdf met zijn persoonlijke ticket. Dit ticket is voorzien van een unieke barcode. De bezoeker kan het e-ticket printen, maar kan de barcode bij de entree van jouw beurs of congres ook op zijn mobiele telefoon tonen. Voor onze scanners maakt het niet uit. Bekijk onze demo's!
Tijdens de registratieperiode weet je elk moment van de dag precies hoe het ervoor staat. Wij richten een dashboard voor je in waarop je het verloop van de aanmeldingen nauwlettend in de gaten kunt houden. Daarnaast zorgen we ervoor dat er na afloop van je beurs uitvoerige rapportages beschikbaar zijn. Zo weet je met medische congresregistratie van Invitado altijd precies waar je aan toe bent.
Superslimme software, professionele apparatuur... Maar waarin wij ons als marktleider in medische congresregistratie écht onderscheiden, dat zijn onze betrokken en ervaren medewerkers. Bij de entree van jouw beurs of congres zijn ze zelf aanwezig voor een perfecte eerste indruk. Onze Medewerkers Eerste Indruk noemen we ze daarom ook wel. Zij richten de scanstations in, instrueren de hostesses, zorgen er als de deuren open gaan voor dat alles vlekkeloos verloopt en denken vanuit hun ervaring op alle fronten met je mee. Over de opstelling van de scanbalies bijvoorbeeld. Alles voor die perfecte eerste indruk!
Of je bezoekers nu een papieren ticket bij zich hebben of hun e-ticket op een mobieltje tonen, met onze flexibele scanstations houden we de loop erin en zijn zij binnen voor ze het weten. Zelfs als zij zich wel geregistreerd hebben maar hun toegangsbewijs vergeten zijn. Met de handscanners en de slimme software op onze snelle laptops kan elke hostess na een korte en heldere instructie probleemloos uit de voeten. En mochten zich toch problemen voordoen, dan lost onze 'Medewerker Eerste Indruk' die directamente op, zodat de medische congresregistratie ook op locatie soepel verloopt.
Hoeveel scanstations er voor jouw beurs nodig zijn hangt af van het aantal bezoekers dat je tegelijk verwacht. Gemiddeld duurt het scannen van een geregistreerde bezoeker 12 seconden. Per scanstation verwerken we dan zo'n 500 bezoekers per uur. Wil je dat je bezoekers op jouw beurs of congres met een mooie badge rondlopen, dan printen we die op locatie. Afhankelijk van de soort badge verwerken we dan 200 tot 300 bezoekers per uur. On-site medische congresregistratie, lekker rápido.
Wij leveren de apparatuur, sluiten die aan, zorgen ervoor dat alles werkt en instrueren de hostesses. Daarvoor verwachten we dat als wij komen opbouwen de scanstations op hun plek staan en per station zijn voorzien van stroom (één punt als we alleen komen scannen, twee als we ook komen printen) en internet (bedraad heeft onze voorkeur, productie-wifi kan ook). Voor de duidelijkheid: wij leveren geen meubilair en geen hostesses. Maar als specialist in medische congresregistratie beschikken we natuurlijk over betrouwbare relaties die je hiermee graag verder helpen.
Met onze badgestickers zetten wij niet alleen in op rápido, maar ook op mooi. Het oog wil immers ook wat. We printen de door jou gewenste gegevens in het zwart op een label. Deze sticker wordt door de hostess op een in de stijl van jouw beurs of congres vormgegeven en voorgedrukte badgekaart geplakt. Muy eficiente, zowel in tijd als in kosten. Badgekaarten en labels zijn in verschillende formaten beschikbaar. Het ontwerpen en full colour bedrukken van de badgekaart nemen wij je trouwens graag uit handen. Voor de badgekaart adviseren wij 350 grams gelamineerd papier. Stevig en spatwaterbestendig, zodat de kaart gedurende het hele evenement mooi blijft.
Voor persoonlijke badges met een exclusieve uitstraling kunnen we onze scanstations uitrusten met een professionele cardprinter. De stevige, kunststof naamkaarten op creditcardformaat kunnen vooraf dubbelzijdig en in alle kleuren van de regenboog worden bedrukt. De persoonlijke gegevens worden vervolgens bij de entree voor en eventueel ook achter op de kaart geprint. Met zo’n mooie badge mogen je bezoekers zeker gezien worden. Het ontwerpen en vooraf bedrukken van de kunststof naamkaart nemen wij je graag uit handen. De kunststof cards zijn 85 x 55 groot, hebben afgeronde hoeken, zijn voorzien van een riemgleuf en zijn leverbaar in standaard pvc en Eco Pas.
De keuze hoe je de bezoekers van je beurs of congres hun persoonlijke badge laat dragen is een lastige, vooral omdat er eindeloos veel mogelijkheden en talloze leveranciers zijn. Een borstclipje, een insteekhoesje met clip, een plakstrip of toch een keycord of lanyard, al dan niet bedrukt. ¡Ay, caramba! Als marktleider in medische congresregistratie doen we honderden evenementen per jaar en hebben we alles al eens voorbij zien komen, dus vanuit onze ervaring adviseren je graag. Want ja, ook met je behoefte aan bevestiging kun je bij ons terecht. En als je dat wilt, kunnen wij je ook deze materialen leveren.
Invitado blijft innoveren, ook omdat we dat leuk vinden. Voor ons is het inzetten van gezichtsherkenning bij de medische congresregistratie op locatie dan ook allang geen toekomstmuziek meer. Al bij verschillende grote beurzen en congressen identificeerden wij de bezoekers aan de hand van hun unieke gezichtskenmerken. Op basis van een snelle foto bij de ingang, rolt de persoonlijke badge direct uit de printer zodra een bezoeker herkend is. Gezichtsherkenning is meer dan een leuke gimmick voor een wel heel speciale eerste indruk. De technologie is uiterst effectief en bovendien bewezen betrouwbaar.
Als het programma van jouw beurs of congres onderdelen bevat waarvoor deelnemers zich tijdens de online medische congresregistratie apart moesten aanmelden, dan richten we ook daarvoor scanstations in. Hoeft er geen controle plaats te vinden, maar wil je wel weten door welke bezoekers de workshops of sessies zijn bijgewoond, dan kunnen we de bezoekers met eenvoudige hand- of sessiescanners scannen. Voor elk programma-onderdeel is de bezoekerslijst dan achteraf, na koppeling van de scandata aan de registratiedatabase, beschikbaar.
Met onze beursapp of congresapp hebben je bezoekers alle informatie over jouw evenement letterlijk altijd binnen handbereik. Hun e-ticket bijvoorbeeld, maar ook praktische informatie over het programma of een al dan niet interactieve plattegrond van de eventlocatie. De mogelijkheden zijn eindeloos, te meer omdat onze event app gekoppeld wordt aan de registratiedata en deel uitmaakt van het medische congresregistratie-systeem. Dat scheelt jou een hoop werk en maakt onze app voor Android en iOS de slimste event app in de app stores.
Bezoekers die de weg weten op jouw beurs of congres, ervaren hun bezoek als waardevoller. Met jouw app op zak zijn ze optimaal voorbereid en hebben ze alle essentiële, actuele en gepersonaliseerde informatie altijd en overal binnen handbereik. Over wat, waar en wanneer hoeven zij zich niet druk te maken: de app maakt ze wegwijs. Zo kunnen je bezoekers zich volledig focussen op waarvoor ze zich voor registreerden: het opdoen van kennis, het verzamelen van informatie en het leggen van waardevolle contacten. En ook daar helpt de app ze bij.
Via de app kun je de bezoekers van jouw beurs of congres altijd bereiken. Bij een lastminute programmawijziging bijvoorbeeld. Maar belangrijker nog: je kunt ze op het juiste moment én op de juiste plek benaderen. Met getimede berichten, of met een pushbericht als ze de entree gepasseerd zijn bijvoorbeeld. Hebben ze de app nog niet gedownload? Dan signaleren we dat en kunnen we ze daar met de gegevens uit onze medische congresregistratie database per sms nog even aan herinneren.
De individuele bezoekers aan jouw beurs of congres, maar ook de sprekers en de exposanten, hebben één ding met elkaar gemeen, en dat is... exactemente: jouw evenement. Met de aan de optionele deelnemerslijst gekoppelde berichtenservice breng je ze ook buiten de beursvloer of congreszaal dichter bij elkaar en bevorder je de communicatie binnen jouw community. De beurs- en congresapp is voorzien van een social messageboard, die je bezoekers op de hoogte houden van wat er leeft. Ze kunnen berichten liken, reageren en zelf berichten posten. Met behulp van de medische congresregistratie gegevens creëeer je je eigen community.
Met de overzichtelijke plattegrond van jouw beurs vinden je bezoekers eenvoudig hun weg. Kies je voor een dynamisch floorplan, dan brengen we deze statische tekening in jouw app tot leven: we maken de plattegrond interactief en doorzoekbaar, voorzien je bezoekers vanuit het floorplan van informatie over je exposanten en kunnen ze andersom bij alle content direct laten zien waar the place to be is. En heb je in de aanloop naar je beurs gebruik gemaakt van onze handige floorplan-tool, dan is jouw beursplattegrond direct bruikbaar in de app. Hoe bedoel je, een totaaloplossing voor jouw medische congresregistratie?
Met de optionele QR-codescanner kun je je bezoekers tijdens jouw beurs of congres extra informatie bieden. Door bijvoorbeeld stands, producten of locaties te voorzien van een unieke QR-code, die via de event app met een smartphone kan worden gescand, presenteer je de informatie in de app aan de bezoeker die meer wil weten. Hoe je deze QR-codes wil inzetten, is aan jou. Bied je statische content over je exposanten, die je in het CMS zelf kunt beheren? Linkt de code naar een externe site? Of levert het scannen je bezoekers punten op, bijvoorbeeld in een motivatie-campagne? Als specialist in medische congresregistratie denken we hierover graag met je mee!
De beurs- of congresapp genereert ook new business. De app biedt namelijk volop mogelijkheden tot het aanbieden van paid content: extra informatie, banners, gesponsorde berichten. Waardevolle extra exposure voor je adverteerders kortom, in het hart van hun doelgroep. Lucrativo dus. Op het advies en de support van onze eventspecialisten kun je rekenen.
Publieksparticipatie en interactie: dé toverwoorden voor een boeiende presentatie. Vragen die tijdens een presentatie via de app worden gesteld, kunnen door een moderator razendsnel op een groot scherm worden getoond. Ook de resultaten van een stemming komen vrijwel rechtstreeks tot leven op het grote doek. Live voting dus. Of verlevendigen jouw sprekers hun presentaties met een quiz? Ook inhoudelijk denken onze medische congresregistratie graag met je mee.
Als er in aanloop naar een beurs iets aan veranderingen onderhevig is, dan is het wel de beursplattegrond. Wij integreren het op schaal tekenen en aanpassen van het floorplan nu in een flexibele online tool, die volledig geïntegreerd is in het medische congresregistratietraject. Eén centraal opgeslagen, multi-inzetbare en altijd actuele plattegrond, die gekoppeld is aan de exposantendata van jouw beurs en die jou het leven veel, heel veel gemakkelijker maakt. Zeker als de exposanten hun stand via het exposantenportal zelf kunnen selecteren en reserveren.
Combineer sales automation met full service voor je exhibitors. Op één centrale plek, in de huisstijl van jouw beurs, vinden zij alle formulieren en documenten, kunnen zij hun informatie beheren en bestanden uploaden, hun stand kiezen en alles wat ze nodig hebben voor de inrichting van die stand met één druk op de knop bestellen. Zelfs de toegangspassen voor de standbemanning regelen en licenties voor de Leadscan-app zij zelf online. Zo maken we de medische congresregistratie ook voor je exposanten zo eenvoudig mogelijk. En ook jou nemen we werk uit handen, want alles wat in de exposantenportal wordt ingevoerd, is direct in al onze andere tools te gebruiken.
Met de Leadscan-app biedt je jouw exposanten een tool waarmee ze tijdens je beurs razendsnel leads kunnen verzamelen. Na een salesgesprek even de QR-code op de bezoekersbadge scannen (gewoon met hun eigen smartphone), eventueel een notitie toevoegen en klaar. De door jou beschikbaar gestelde gegevens over deze gescande bezoekers zijn afkomstig uit de centrale medische congresregistratie-database. De exhibitors kunnen hun leads aan het einde van de beursdag downloaden in csv-formaat. Als organisator heb je inzage in de gescande leads, bouw je en passant bezoekersprofielen op en weet je ook feilloos wat jouw beurs waard is.
Tafelschikking tijdens een diner of vaste stoelen tijdens een congres? Met onze placeringstool ben je tot het allerlaatste moment flexibel. Tafel- en stoelnummers worden pas tijdens de registratie van dit onderdeel gecommuniceerd en op de bezoekersbadges geprint. Zo kun jij de placering tijdens jouw event op basis van de meest actuele gegevens uit de medische congresregistratie-database zelfs twee minuten voordat de deuren opengaan nog optimaliseren.
