Van de uitnodiging van de gasten voor jouw event tot de rapportages achteraf: onze Event Registratie Specialisten staan voor je klaar. Elk event is anders, en afhankelijk van jouw wensen richten wij ons event registratie-systeem toegespitst op jouw event voor je in. Zo weet je zeker dat de online en on-site event registratie vlekkeloos verloopt. En wil je meer? Dan appgraden we jouw event met de in ons systeem geïntegreerde event-app. Mooi en efficiënt!
Een meerdaags publieks event aan de Belgische kust met 200.000 bezoekers en van internationale allure. We bouwden een meertalig event registratie systeem voor de relaties van de vele sponsoren, scannen de tickets en zorgen zelfs voor de placering van de gasten voor het galadiner. Invitado en event registratie in de hoogste versnelling, dat is de Zoute GP!
Event registratie begint met het uitnodigen van je gasten. Wij importeren de persoonsgegevens van jouw gastenlijst in ons systeem en verzenden op het juiste moment een gepersonaliseerde save-the-date, een uitnodiging en eventueel een of meer reminders. In de huisstijl van jouw event, dat spreekt voor zich. Vanuit de persoonlijke uitnodiging kunnen je bezoekers zich via een unieke link of met een uitnodigingscode aanmelden. Om de bezoekersregistratie zo laagdrempelig mogelijk te houden, hoeven ze de gegevens die bekend zijn niet meer in te vullen.
Je organiseert een event en je hebt nodig... een aanmeldformulier. Daar kun je ontzettend ingewikkeld over doen, maar in de basis stelt het natuurlijk niet zo heel veel voor. Als je weet welke informatie je van je gasten nodig hebt, ben je al een heel eind. Toch komt er bij de Event registratie veel meer kijken dan je denkt. Want hoe zorg je ervoor dat de data valide is en zo eenduidig mogelijk wordt ingevoerd? Hoe weet je zeker dat je je daarbij houdt aan alle privacy-regels? Hoe sla je de data behalve veilig ook zo op, dat je er voorafgaand, tijdens en na afloop van je event alle kanten mee op kunt? Hoe hou je de hele aanmeldprocedure voor je gasten zo eenvoudig en dus zo laagdrempelig mogelijk?
Voor iets wat niet zoveel leek voor te stellen zijn dat toch nog best een hoop vragen. Met één enkel en eenduidig antwoord: door de online eventregistratie over te laten aan event registratie-specialist Invitado. En dat antwoord is ook meteen van toepassing op al je aanvullende registratievragen, die bijvoorbeeld te maken kunnen hebben met uitnodigingen, capaciteitscontrole, losse sessies, een veilige online betaalomgeving, de verzending van e-tickets, gezichtsherkenning en ga zo maar door. Want dat is wat wij doen: vooruit denken, en dan ook meteen met pasklare oplossingen komen.
Naam, e-mailadres, eventueel bedrijfsnaam of functie... Met die gegevens kom je bij event registratie al een heel eind. Zelfs als het om dergelijke basisgegevens gaat, moet je vanuit de privacywetgeving altijd kunnen verantwoorden waarom je bepaalde data verzamelt en wat je ermee gaat doen. Bovendien loop je met een spervuur aan vragen het risico dat je je genodigden afschrikt. Houd het registratieformulier dus zo laagdrempelig mogelijk en bedenk van te voren goed welke gegevens je echt nodig hebt. Wij denken graag met je mee en gaan natuurlijk uiterst vertrouwelijk met de persoonsgegevens van jouw gasten om.
Als je wilt, bouwen we in het registratieformulier social media-koppelingen in. De genodigde kan zich dan aanmelden met Facebook of LinkedIn, waarna een aantal velden vanuit het profiel direct worden ingevuld. Ook de profielfoto kan worden overgenomen, wat makkelijk is als je bij de entree van je event gebruik wilt maken van gezichtsherkenning. Of die profielfoto technisch geschikt is, checkt onze slimme software trouwens automatisch.
Wil je meer van je gasten weten? Dan voorzien we het registratieformulier van alle benodigde extra velden. Door het formulier dynamisch op te bouwen, volstaat één formulier voor verschillende groepen gasten. We laten slechts de velden zien die voor een bepaalde groep gasten van toepassing zijn.
Bied je tijdens je event plenaire sessies of workshops aan waarvoor je gasten zich apart moeten aanmelden, dan bouwen we dat voor je in, inclusief capaciteitscontrole. Zelfs een gebruiksvriendelijk, interactief blokkenschema behoort daarbij tot de mogelijkheden. Behalve de capaciteit houden we ook automatisch in de gaten of je gast zich niet voor meerdere overlappende onderdelen aanmeldt. Uiteraard heb je tijdens de aanmeldperiode steeds volledig inzicht in het aantal nog beschikbare plaatsen per programmaonderdeel. Event registratie voor gevorderden. Voor een specialist als Invitado dus!
Wil je je de bezoekers van jouw event de mogelijkheid bieden een gast te introduceren, dan richten we je formulier hier met een aantal extra velden graag op in. In de meeste gevallen zal het erop neerkomen dat deze introducés per e-mail worden uitgenodigd, waarna ze zichzelf via een persoonlijke link kunnen aanmelden. De AVG bepaalt namelijk dat slechts gehuwden direct door hun partner mogen worden aangemeld. Ook hierin maken we je het dus graag zo eenvoudig mogelijk, maar wel binnen de grenzen van de wet.
Het basisformulier wordt voorzien van het logo van jouw event. Het formulier voor event registratie is volledig responsive en biedt dus ook op mobiele devices een optimale gebruikservaring. Via gebruiksvriendelijke meldingen zorgen we ervoor dat je gasten het formulier volledig en juist invullen. Een succesvolle registratie wordt bevestigd met een bedankpagina en een bevestigingsmail met een persoonlijke e-ticket. Bekijk onze demo's!
Wil je meer met je gasten delen dan het aanmeldformulier, dan realiseren we binnen het door jou gekozen template graag een uitgebreidere website. Zo'n website biedt je door het toevoegen van extra pagina's volop de ruimte om bijvoorbeeld het programma, informatie over de sprekers en de locatiegegevens van het evenement te communiceren. Wij zorgen ervoor dat op deze website de conversie voorop blijft staan met duidelijke call to actions naar het aanmeldformulier.
Organiseer je een betaald event? Dan bieden wij jouw gasten de mogelijkheid eenvoudig en direct online af te rekenen via iDeal of met creditcard. Of zelfs met Bitcoins, als het moet. Wij voorzien onze formulieren bij voorkeur van de veilige betaalomgeving van payment provider Mollie.nl. Werk jij liever samen met een andere provider? Dan koppelen onze programmeurs die betaalomgeving graag voor je aan het registratieformulier en onze systemen. Wil je je gasten de mogelijkheid bieden achteraf te betalen, dan verzenden wij een factuur die niet alleen voldoet aan jouw wensen, maar ook aan de eisen van de Belastingdienst. Event registratie, administratie én facturatie dus!
Het verstrekken van kortingscodes is een goed middel om je betaalde event te promoten. Een vaste korting of een percentage, wij verwerken het voordeel voor jouw gast via een couponcode-veld in het registratieformulier volledig automatisch en passen het af te rekenen bedrag hierop aan.
Je gasten moeten volgens de AVG de mogelijkheid hebben hun gegevens of keuzes achteraf te wijzigen. Dit maakt dan ook deel uit van het online registratieproces. Via een persoonlijke login kan de geregistreerde gast zich aanmelden en de wijzigingen doorvoeren. Eventuele gevolgen voor de uiteindelijke kosten verwerken wij desgewenst via creditnota's, bestelbevestigingen en bij- of terugbetalingen.
De e-mailbevestiging die we jouw gast sturen, bevat een pdf met zijn persoonlijke ticket. Dit ticket is voorzien van een unieke barcode. Je gast kan het ticket printen, maar kan de barcode bij de entree van jouw event ook op zijn mobiele telefoon tonen. Voor onze scanners maakt het niet uit.
Tijdens de event registratie-periode weet je elk moment van de dag precies hoe het ervoor staat. Wij richten een dashboard voor je in waarop je het verloop van de aanmeldingen nauwlettend in de gaten kunt houden. Daarnaast zorgen we ervoor dat er na afloop van je event uitvoerige rapportages beschikbaar zijn.
Superslimme software, professionele apparatuur... Maar waarin wij ons als marktleider in event registratie écht onderscheiden, dat zijn onze betrokken en ervaren medewerkers. Bij de entree van jouw event zijn ze zelf aanwezig voor een perfecte eerste indruk. Onze Medewerkers Eerste Indruk noemen we ze daarom ook wel. Zij richten de scanstations in, instrueren de hostesses, zorgen er als de deuren open gaan voor dat alles vlekkeloos verloopt en denken vanuit hun ervaring op alle fronten met je mee. Over de opstelling van de scanbalies bijvoorbeeld. Alles voor die perfecte eerste indruk!
Of je gasten nu een papieren ticket bij zich hebben of hun e-ticket op een mobieltje tonen, met onze flexibele scanstations houden we de loop erin en zijn zij binnen voor ze het weten. Zelfs als zij zich wel geregistreerd hebben maar hun toegangsbewijs vergeten zijn. Met de handscanners en de slimme software op onze snelle laptops kan elke hostess na een korte en heldere instructie probleemloos uit de voeten. En mochten zich toch problemen voordoen, dan lost onze 'Medewerker Eerste Indruk' die directamente op.
Hoeveel scanstations er voor jouw beurs nodig zijn hangt af van het aantal gasten dat je tegelijk verwacht. Gemiddeld duurt het scannen van een geregistreerde gast 12 seconden. Per scanstation verwerken we dan zo'n 500 gasten per uur. Wil je dat je gasten tijdens je event met een mooie badge rondlopen, dan printen we die op locatie. Afhankelijk van de soort badge verwerken we dan 200 tot 300 gasten per uur. On-site event registratie in full swing!
Wij leveren de apparatuur, sluiten die aan, zorgen ervoor dat alles werkt en instrueren de hostesses. Daarvoor verwachten we dat als wij komen opbouwen de scanstations op hun plek staan en per station zijn voorzien van stroom (één punt als we alleen komen scannen, twee als we ook komen printen) en internet (bedraad heeft onze voorkeur, productie-wifi kan ook). Voor de duidelijkheid: wij leveren geen meubilair en geen hostesses. Maar als event registratie-specialist kunnen we natuurlijk wel bemiddelen...
Met onze badgestickers zetten wij niet alleen in op rápido, maar ook op mooi. Het oog wil immers ook wat. We printen de door jou gewenste gegevens in het zwart op een label. Deze sticker wordt door de hostess op een in de stijl van jouw event vormgegeven en voorgedrukte badgekaart geplakt. Muy eficiente, zowel in tijd als in kosten. Badgekaarten en labels zijn in verschillende formaten beschikbaar. Het ontwerpen en full colour bedrukken van de badgekaart nemen wij je trouwens graag uit handen. Voor de badgekaart adviseren wij 350 grams gelamineerd papier. Stevig en spatwaterbestendig, zodat de kaart gedurende het hele evenement mooi blijft.
Voor persoonlijke badges met een exclusieve uitstraling kunnen we onze scanstations bij de on-site event registratie uitrusten met een professionele cardprinter. De stevige, kunststof naamkaarten op creditcardformaat kunnen vooraf dubbelzijdig en in alle kleuren van de regenboog worden bedrukt. De persoonlijke gegevens worden vervolgens bij de entree voor en eventueel ook achter op de kaart geprint. Met zo’n mooie badge mogen je gasten zeker gezien worden. Het ontwerpen en vooraf bedrukken van de kunststof naamkaart nemen wij je graag uit handen. De kunststof cards zijn 85 x 55 groot, hebben afgeronde hoeken, zijn voorzien van een riemgleuf en zijn leverbaar in standaard pvc en duurzame Eco Pas.
De keuze hoe je je gasten hun persoonlijke badge laat dragen is een lastige, vooral omdat er eindeloos veel mogelijkheden en talloze leveranciers zijn. Een borstclipje, een insteekhoesje met clip, een plakstrip of toch een keycord of lanyard, al dan niet bedrukt. ¡Ay, caramba! Met honderden evenementen per jaar hebben we alles al eens voorbij zien komen, dus vanuit onze ervaring als specialist in event registratie adviseren je graag. Want ja, ook met je behoefte aan bevestiging kun je bij ons terecht. En als je dat wilt, kunnen wij je ook deze materialen leveren.
Als marktleider in event registratie blijft Invitado innoveren. Voor ons is het inzetten van gezichtsherkenning dan ook allang geen toekomstmuziek meer. Al bij verschillende grote events identificeerden wij de gasten aan de hand van hun unieke gezichtskenmerken. Op basis van een snelle foto bij de ingang, rolt de persoonlijke badge direct uit de printer zodra een gast herkend is. Gezichtsherkenning is meer dan een leuke gimmick voor een wel heel speciale eerste indruk. De technologie is uiterst effectief en bovendien bewezen betrouwbaar.
Als het programma van jouw event onderdelen bevat waarvoor je gasten zich apart moesten aanmelden, dan richten we ook daarvoor scanstations in. Hoeft er geen controle plaats te vinden, maar wil je wel weten door welke gasten deze onderdelen zijn bijgewoond, dan kunnen we de gasten met eenvoudige hand- of sessiescanners scannen. Voor elk programma-onderdeel is de bezoekerslijst dan achteraf, na koppeling van de scandata aan de event registratie-database, beschikbaar.
Met onze event app hebben je gasten alle informatie over jouw evenement letterlijk altijd binnen handbereik. Hun e-ticket bijvoorbeeld, maar ook praktische informatie over het programma of een al dan niet interactieve plattegrond van de eventlocatie. De mogelijkheden zijn eindeloos, te meer omdat onze event app gekoppeld wordt aan de registratiedata en deel uitmaakt van het event registratie systeem. Dat scheelt jou een hoop werk en maakt onze app voor Android en iOS de slimste event app in de app stores.
Gasten die de weg weten op jouw event, ervaren hun bezoek als waardevoller. Met jouw app op zak zijn ze optimaal voorbereid en hebben ze alle essentiële, actuele en gepersonaliseerde informatie altijd en overal binnen handbereik. Over wat, waar en wanneer hoeven zij zich niet druk te maken: de event app maakt ze wegwijs. Zo genieten je gasten optimaal van alles wat jouw event te bieden heeft en maak jij optimaal gebruik van de informatie uit de Event registratie database.
Via de app kun je je gasten voor, tijdens en na het event altijd bereiken. Bij een lastminute programmawijziging bijvoorbeeld. Maar belangrijker nog: je kunt ze op het juiste moment én op de juiste plek benaderen. Met getimede berichten, of met een pushbericht als ze de entree gepasseerd zijn bijvoorbeeld. Hebben ze de event app nog niet gedownload? Dan signaleren we dat en kunnen we ze daar met de gegevens uit onze event registratie database per sms nog even aan herinneren.
De individuele gasten van jouw event, maar ook de sprekers en eventuele exposanten, hebben één ding met elkaar gemeen, en dat is... exactemente: jouw evenement. Met de aan de optionele deelnemerslijst gekoppelde berichtenservice breng je ze ook buiten de eventlocatie dichter bij elkaar en bevorder je de communicatie binnen jouw community. De event app is voorzien van een social messageboard, die je gasten op de hoogte houden van wat er leeft. Ze kunnen berichten liken, reageren en zelf berichten posten.
Met de overzichtelijke plattegrond van jouw event vinden je gasten eenvoudig hun weg. Kies je voor een dynamisch floorplan, dan brengen we deze statische tekening in jouw app tot leven: we maken de plattegrond interactief en doorzoekbaar, voorzien je gasten vanuit het floorplan van informatie over alle hotspots en kunnen ze andersom bij alle content direct laten zien waar the place to be is. En heb je in de aanloop naar je event gebruik gemaakt van onze handige floorplan-tool, dan is jouw plattegrond direct bruikbaar in de app. Dat noemen we volledige integratie rond event registratie.
Met de optionele QR-codescanner kun je je bezoekers tijdens jouw event extra informatie bieden. Door bijvoorbeeld stands, producten of locaties te voorzien van een unieke QR-code, die via de event app met een smartphone kan worden gescand, presenteer je de informatie in de app aan de gasten die meer willen weten. Hoe je deze QR-codes wil inzetten, is aan jou. Bied je statische content, die je in het CMS zelf kunt beheren? Linkt de code naar een externe site? Of levert het scannen je gasten punten op, bijvoorbeeld in een motivatie-campagne?
De event app van Invitado genereert ook new business. De event app biedt namelijk volop mogelijkheden tot het aanbieden van paid content: extra informatie, banners, gesponsorde berichten. Waardevolle extra exposure voor je adverteerders kortom, in het hart van hun doelgroep. Lucrativo dus. Op het advies en de support van onze specialisgten in event registratie kun je rekenen.
Publieksparticipatie en interactie: dé toverwoorden voor een boeiende presentatie. Vragen die tijdens een presentatie via de app worden gesteld, kunnen door een moderator razendsnel op een groot scherm worden getoond. Ook de resultaten van een stemming komen vrijwel rechtstreeks tot leven op het grote doek. Live voting dus. Of verlevendigen jouw sprekers hun presentaties met een quiz? Als creatieve specialist in event registratie denken we ook inhoudelijk graag met je mee!
Tafelschikking tijdens een diner of vaste stoelen tijdens een presentatie? Met onze placeringstool ben je tot het allerlaatste moment flexibel. Tafel- en stoelnummers worden pas tijdens de registratie van dit onderdeel gecommuniceerd en op de badges geprint. Zo kun jij de placering tijdens jouw event op basis van de meest actuele gegevens uit de registratiedatabase zelfs twee minuten voordat de deuren opengaan nog optimaliseren. Ook dat is event registratie. In optima forma!
