OFFSHORE ENERGY

Navingo en Invitado: een perfecte match

Navingo, de organisator van de internationale en toonaangevende Offshore Energy-beurs, is typisch zo'n relatie die al jaren bij ons aanklopt en die wij niet als opdrachtgever maar als partner beschouwen. Samen bepaalden we de customer journey voor de website, die we vervolgens van a tot z ontwikkelden. En samen denken we in kansen en zoeken we continu naar oplossingen. En zo kon het dat Navingo ondanks Covid-19 al heel snel durfde te beslissen de 2020-editie van Offshore Energy gewoon door te laten gaan: in een hybride vorm, waarin een hoofdrol is weggelegd voor onze intelligente matchmaking tool Conector.

Gezamenlijk groeiproces met vaste partner

Samen kijken we elk jaar opnieuw wat er nog beter kan, en zetten we weer nieuwe stappen om de registratie verder te optimaliseren. Zo was de Offshore Energy-beurs een van de eerste events waarbij onze dedicated app werd ingezet. Ook de kracht van Conector Matchmaking werd door de organisatie direct onderkend. Onze matchmaking tool is een van de belangrijkste peilers onder de hybride editie van Offshore Energy in 2020. Zowel in de Amsterdamse RAI als online komen zo waardevolle verbindingen tussen exposanten en bezoekers tot stand, rseulterend in fysieke en online ontmoetingen.

De afgelopen edities richtten de optimalisaties zich vooral op de exposanten. Onze leadscan-app wordt op de beursvloer veelvuldig gebruikt en op basis van het floorplan, waarin de exhibitors zelf hun stand kunnen kiezen, realiseerden we verregaande sales automation. Van verlichting tot meubilair: alles wat met de beursdeelname samenhangt wordt in een webshop aangeboden en kan online worden besteld. We stroomlijnden de afhandeling van zogenaamde valueables met speciale registratiebalies voor de exposanten. Na het scannen van het e-ticket ziet de hostess wat er aan parkeerkaarten, netwerkkaarten en badges besteld is. Bij overhandiging van de items wordt een ontvangstbewijs geprint die door de exposant wordt ondertekend. Een waterdicht systeem. En daar houden ze van, in de offshore-branche.

De Offshore Energy-beurs in cijfers

14.000 Bezoekers

600 Exposanten

500 Stands in het floorplan

2 Dedicated apps

1 Website

Zo maken wij voor de Offshore Energy-beurs het verschil

Online registratie en matchmaking

Dynamisch formulier, uniek profiel

Via het uitgebreide registratieformulier kan de beursbezoeker zich eenvoudig aanmelden. Niet alleen voor zijn bezoek aan de beurs, maar ook voor zijn deelname aan de verschillende onderdelen van het uitvoerige online programma. De bezoeker krijgt een waarschuwing als geselecteerde programma-onderdelen elkaar overlappen, alle sessies zijn voorzien van een capaciteitscontrole en de toegangsbewijzen kunnen snel en veilig online worden afgerekend. Ons systeem genereert desgewenst automatisch een factuur, en via een survey vergaart de organisatie belangrijke informatie over de bezoekers aan de beurs.

Het dynamische formulier is zo variabel opgebouwd dat het voor verschillende groepen genodigden inzetbaar is. Afhankelijk van uitnodigingscodes en url-parameters, worden alleen de velden die van toepassing zijn getoond. Zo hoeven genodigde CEO's geen survey in te vullen, en krijgen alleen studenten vragen over hun opleiding te zien. Voor de registratie voor side-events wordt het formulier voorzien van een afwijkende look-and-feel.

Matchmaking vanuit de registratie direct van start

Tijdens de registratie beantwoorden de bezoekers een aantal vragen, waarmee een uniek profiel wordt opgebouwd. Met dit profiel gaat het door kunstmatige intelligentie aangestuurde algoritme van onze slimme tool Conector Matchmaking aan de slag, dat direct na aanmelding al verbindingen tot stand brengt tussen de bezoekers en alle mogelijke aspecten van de beurs. Netwerken en interesseren sessies selecteren was nog nooit zo doeltreffend! Tijdens Offshore Energy levert Conector zo een belangrijke bijdrage aan een ervaring op maat voor de bezoekers en het genereren van waardevolle leads voor de exposanten.

Floorplan

Sales automation vanuit de beursplattegrond

Navingo maakt voor deze beurs gebruik van onze Floorplan-software. Op de online getoonde plattegrond van de beursvloer maakt een potentiële exposant zijn keuze uit het actuele aanbod aan beschikbare standruimte. Dit resulteert in een concrete aanvraag die door de organisatie in behandeling wordt genomen. Alle correspondentie, de uiteindelijke reservering, het bestellen van extra opties en zelfs de facturatie vindt plaats via onze geavanceerde tool. Voor de organisatie is er een uitgebreide rapportage beschikbaar, waarin alle essentiële financiële en logistieke performance indicatoren zijn opgenomen.

Exposanten-registratie

Scannen en printen tijdens de opbouw van de beurs

On-site registreren we niet alleen de bezoekers, maar ook de exposanten. Tijdens de opbouw van de beurs melden zij zich bij de speciale check-in-balie. Daar printen wij de badges voor de standbemanning en ontvangt de exposant zijn bestelde relatiekaarten en parkeer-tickets. Op een extra label wordt een ontvangstbewijs geprint, die door de exposant na ontvangst van zijn bestelling wordt voorzien van een handtekening. Een waterdicht systeem waarmee fraude wordt voorkomen.

2 dedicated apps

Voor bezoekers en exposanten

Ook op de smartphones van de bezoekers en de exposanten zijn we te vinden. Met onze visitor-app hebben de bezoekers alle informatie over de beurs en de exposanten letterlijk binnen handbereik. Deze app maakt heel handig gebruik van dezelfde cms die ook voor de beurswebsite wordt gebruikt. De standbemanning registreert leads razendsnel met de leadscan-app op hun eigen telefoon: even de qr-code op de bezoekersbadge scannen en klaar. Waar nodig kan er direct na het scannen nog een opmerking worden toegevoegd. Voor de sales-opvolging is een Excel-bestand met de contactgegevens van de verzamelde leads is in het exhibitor portal eenvoudig te downloaden.

Online customer journey

Het voordeel van one-stop-shopping

Voor de website van Offshore Energy bepaalden we gezamenlijk de persona's en werkten we de customer journey uit. Dit resulteerde in de interactieve designs die aan de basis lagen voor de eveneens door Invitado ontwikkelde website. Natuurlijk voldoet deze site aan alle geldende web- en zoekmachinerichtlijnen. Wel zo makkelijk om alles rond de registratie bij één partij onder te brengen, want alle platforms, apps en tools zijn technisch volledig geïntegreerd en maken heel efficiënt gebruik van dezelfde centraal opgeslagen data.