Scannen en printen

Scannen en printen

In deze tutorial laten we je zien hoe je de web-app Saludo Scanning & Badges gebruikt voor het scannen van tickets en e-tickets en printen van badges met onze scanstations. Opstarten, inloggen, scannen, printen, zoeken én handmatig registreren? Yes you scan!

Inhoud van deze pagina:

Saludo openen op de scanlaptop
Device registreren
Inloggen
Tickets scannen
Een badge nogmaals printen
Gasten zoeken
Gasten registreren
Status

 

Saludo openen op de scanlaptop

De shortcut naar de Saludo software vind je op het bureaublad van de scanlaptop. Open de software via het volgende icoon: 

Ontbreekt de shortcut? Ga dan in je browser naar https://saludo.invitado.nl/scan. Als het device al is aangemeld en je krijgt de melding Scansystem is locked te zien, dan kun je de volgende hoofdstuk overslaan en kun je meteen door naar Inloggen.

 

Device registreren

Als jouw device nog niet is geregistreerd, krijg je het volgende scherm te zien:

 

Om het apparaat te registreren heb je een Organization code nodig. Deze kun je terugvinden in de beheeromgeving van Saludo bij Clients. Heb je geen toegang tot deze omgeving, vraag de code dan op bij de organisatie of jouw contactpersoon van Invitado. De Device name kun je zelf kiezen. Het accepteren van de gebruiksvoorwaarden is verplicht om met dit device op licentiebasis met Saludo te mogen werken.

 

Inloggen

Gebruikersnamen en wachtwoorden? Daar doen we in dit geval niet aan! Inloggen in de Saludo Scan web-app doe je heel eenvoudig (en toepasselijk) door... een QR-code te scannen. 

Je ontvangt deze QR-code van de organisatie of van de medewerker van Invitado die op locatie aanwezig is. Bewaar deze QR-code goed, want als je nogmaals moet inloggen (zie verder) heb je hem opnieuw nodig. Als je jouw QR-code hebt gescand, kleurt de zoekbalk blauw en ben je klaar om tickets te scannen.

Wanneer de zoekbalk grijs is, ben je (weer) uitgelogd. Dit gebeurt uit veiligheidsoverwegingen automatisch als je de applicatie 5 minuten niet gebruikt hebt. Je kunt ook handmatig uitloggen via logout, linksonder in het menu. Je kunt dan opnieuw inloggen via de verstrekte QR-code.

Als er voor jouw account en met jouw QR-code meedere scanactiviteiten mogelijk zijn, selecteer dan na het inloggen eerst de juiste activiteit. Je kunt altijd wisselen tussen de beschikbare activiteiten via Switch activity in het menu links in je scherm.

  

Tickets scannen

Als je een e-ticket hebt gescand, zijn er twee resultaten mogelijk: je krijgt een groene of een rode zoekbalk te zien.

 

1. Scan success  - groene balk

Bij sommige gasten schreeuwt het scanscherm om aandacht. In dat geval is er door de organisatie een zogenaamde blinker ingesteld. De tekst in de blinker geeft aan wat je te doen staat.

 

2. (Nog) geen succes - rode balk

Als je een rode balk te zien krijgt, zijn er verschillende oorzaken mogelijk. Hieronder vind je drie situaties die zich zouden kunnen voordoen:

 

A. Hier kunnen we niets mee...

 

B. Ticket niet geldig

Goed om te weten: op het scanscherm wordt een overzicht van de laatste tien scanopdrachten en de bijbehorende status getoond. In de afbeelding zie je er vier, waarvan de de laatste scan foutief was. Deze is rood gemarkeerd.

 

C. Werk aan de winkel (completion claim)

 

Een badge nogmaals printen

Is de scan goed gegaan, maar kwam de badge niet helemaal lekker uit de printer? Dan kun je de laatst geprinte badge opnieuw printen via Reprint last badge in het menu links of met de button rechts boven de scan-geschiedenis.

 

Gasten zoeken

In Saludo is het mogelijk handmatig naar gasten te zoeken, bijvoorbeeld als een gast zijn e-ticket niet bij zich heeft. Als deze mogelijkheid voor het event waar je scant geactiveerd is, wordt dit boven de zoekbalk in het scanscherm als volgt weergegeven:

De gegevens waarop je kunt zoeken zijn per event verschillend. Doorgaans gaat het om voornaam, achternaam en bedrijfsnaam, of een gedeelte daarvan. De beste resultaten worden behaald als je zoekt op één woord. Laat als je zoekt op achternaam voorvoegsels als van en de dus weg.

Bevat de naam van je gast speciale tekens (bijvoorbeeld letters met accenten) dan kun je deze in de slimme zoekbalk ook negeren. Zoek bijvoorbeeld gewoon op a als je á wilt zoeken, of typ in een Duitse naam ss in plaats van de ringel-s (ß).

Start het zoeken met de Enter-toets. Je krijgt vervolgens de zoekresultaten te zien:

Als de gast die je zoekt gescand kan worden, verschijnt er een blauwe scan-button. Door hier op te klikken simuleer je een scanactie. Het scanresultaat wordt getoond, er klinkt een geluidssignaal, een eventuele badge rolt automatisch uit de printer en de gast mag naar binnen. Als de scan-button grijs is, heeft de gast geen toegang tot het event, bijvoorbeeld omdat hij al gescand is.

­¡Trucos de expertos!

• Ook door het cijfer voor een blauwe scan-button en daarna een Enter te typen simuleer je een scanactie.
• Als je met je muis over een grijze scan-button beweegt, zie je waarom de betreffende gast niet gescand kan worden.
• Vanuit de zoekresultaten kun je behalve met de Close search results-button ook met de Esc-toets terug naar het scanscherm.

 

Gasten registreren

Afhankelijk van de instellingen voor het event waar je scant, is er ook de mogelijkheid gasten te registreren. Linksonder in je scherm verschijnt in dat geval de mogelijkheid + Register in het menu links in je scherm. Als je hierop klikt open je een eenvoudig registratieformulier, dat er bijvoorbeeld zo uit kan zien:

Als je de gegevens van de bezoeker hebt ingevuld (velden met een * zijn verplicht) en via de blauwe button hebt opgeslagen, is de gast direct gescand en mag hij naar binnen. De bijbehorende badge rolt direct uit de printer.

 

Status

De status van het scanstation kun je controleren in het bovenste gedeelte van het menu aan de linkerzijde van je scherm. Je vindt er achtereenvolgens de volgende informatie:

Netwerkinformatie - als hier OFFLINE staat (zoals in bovenstaande afbeelding) is er op dit moment geen internet beschikbaar. Je kunt gewoon doorgaan met scannen, maar zijn er meerdere scanstations actief, dan is het mogelijk dat een ticket meerdere keren gebruikt wordt. Synchronisatie wordt automatisch hervat zodra er weer een internetverbinding beschikbaar is. In de geel-oranje regel eronder zie je je hoeveel scanacties er nog gesynchroniseerd moeten worden. Goed om te weten: uit veiligheidsoverwegingen wordt een offline scanstation automatisch uitgelogd als deze 1 minuut niet gebruikt is.

Identificatie - In de drie regels eronder zie je respectievelijk de event-naam, de naam/id van de gebruikte scanner en de naam van de scanactiviteit.