Een app voor de heb, of maak jij wél een succes van jouw event app?

Vijf tips waarmee je jouw event een appgrade geeft

De ene event organisator is muy entusiasta, de andere kwam van een koude kermis thuis en moest met lede ogen toezien hoe zijn event app nauwelijks gedownload laat staan gebruikt werd. Vakblad Eventbranche.nl stelde in het juni-nummer een lange lijst met niet minder dan 270 don’ts bij het organiseren van events samen. Zo'n twintig daarvan gingen over het inzetten van een app. In dit artikel vind je 5 do's. Want si, een app is wel degelijk een appgrade voor jouw event. Als je er maar werk van maakt!

Om toch nog even met die don’ts te beginnen: een app om de app heeft weinig zin, zeker niet als het niet veel meer is dan een statisch programmaboekje. En zonder je app actief te promoten, zullen de downloadcijfers inderdaad achterblijven. Geen don'ts waarvan jij van je stoel valt, toch?

De event app moet dus een doel dienen, moet iets te bieden hebben en moet bij de bezoekers onder de aandacht worden gebracht. En het kan zelfs nog basaler: de app moet beschikbaar zijn via de app stores van Apple en Android (installeren vanaf andere locaties kan wel, maar doet geen hond) en moet zich uiteraard houden aan de AVG-spelregels en de privacy van de gebruikers garanderen.

Bovenstaande voorwaarden vormen al met al de minimale basis voor het zinvol inzetten van een event app. Maar wil je er écht een succes van maken, doe dat dan aan de hand van de volgende vijf do's.

Do #1: Maak de app essentieel (en integreer hem in het totaalpakket)

De mobiele applicatie moet een belangrijk – en liever nog onmisbaar – onderdeel vormen van een bezoek aan jouw event. Zo zou je de toegangskaarten exclusief via de app kunnen verstrekken, maar vraag je dan wel af of je het je bezoekers daarmee makkelijker maakt. Aanvullende informatie uitsluitend in de app tonen is wel het overwegen waard. Daarnaast kun je speciale acties lanceren waarvan alleen app-gebruikers kunnen profiteren. Een gratis drankje tijdens de netwerkborrel, bijvoorbeeld. Het woord 'onderdeel' is in dit verband trouwens veelzeggend: de app moet deel uitmaken van het totaalpakket, en er niet maar een beetje bij hangen.

Do #2: Maak de app persoonlijk (en bied matchmaking aan)

Benader de app-gebruiker in zijn persoonlijke omgeving (namelijk: via zijn smartphone) ook persoonlijk, en toon hem in de app por ejemplo zijn eigen, unieke event agenda. Stuur hem push-messages over de workshops of sessies waarvoor hij zich heeft ingeschreven ('over vijf minuten gaan we beginnen!'). Nodig hem na afloop uit zijn mening te geven in een gepersonaliseerde poll. En laat hem via de app op basis van het profiel dat je van hem hebt eenvoudig in contact komen met exposanten, sprekers of andere bezoekers die voor hem interessant zijn.

Do #3: Maak werk van de content (en doe dat efficiënt)

Een app heeft waarde als het gebruik ervan intuïtief is en de gebruiker vindt wat hij zoekt. Een plattegrond van de beurvloer is leuk, maar komt pas echt tot leven als je er exposanten of andere locaties in kunt laten oplichten, of als je via de plattegrond meer informatie over de exposanten (inclusief contactgegevens) op je scherm kunt toveren. Kies je voor een app die volledig is geïntegreerd in je registratietraject, dan kan informatie die je voor je website toch al online moet ontsluiten, eenvoudig ook via de app worden ingezet. In combinatie met het voordeel van maar één aanspreekpunt wordt het succesvol inzetten van een app zo ineens stukken minder arbeidsintensief.

Do #4: Zorg voor interactie (en laat je bezoekers meedoen)

De app is een ideaal medium om presentaties te verlevendigen. Met een live-poll of een quiz kan de gebruiker via de app daadwerkelijk meedoen. Ook vragen stellen via de app zorgt voor interactie, zeker als de spreker de gestelde vraag tijdens de presentatie kan beantwoorden.

Do #5: Breng je app onder de aandacht (en maak hem onderdeel van je communicatieplan)

Wijs je bezoekers niet alleen op het bestaan van de app, maar maak hem vooral duidelijk wat de beneficios zijn. Stuur een wervend sms'je zodra een bezoeker die de app nog niet heeft gedownload zijn badge heeft afgehaald en plaats posters bij de entree met de QR-codes van de app stores. Gebruik de app als communicatiemiddel, maar maak de promotie van de app ook onderdeel van je communicatieplan.

OOK NIET ONBELANGRIJK...

Met deze vijf do's wordt jouw event app zeker een succes. Tot slot nog een paar puntjes op de i en overwegingen die bij het inzetten van een event app een rol kunnen spelen.

Wil je dat de app gedownload en gebruikt wordt, dan is de aanwezigheid van gratis Wi-Fi op de event locatie wel een eerste vereiste. Niets suffer dan een live poll zonder response omdat door een overbelast netwerk niemand in de zaal bereik heeft.

Als de app daadwerkelijk een meerwaarde voor de bezoeker biedt, kun je pas gaan denken aan de talloze voordelen die de app jou als organisator biedt. Je vergaart via de app meer waardevolle data over je bezoekers, bijvoorbeeld. En je kunt exposanten en sponsors bannering en paid content aanbieden, waarmee je de investering die de app vraagt als je het een beetje handig aanvliegt weer kunt terugverdienen. Sowieso is de app meerdere jaren herbruikbaar, en daarmee dus een langetermijninvestering.

Maak van de lancering van de app een event op zich. Stel de app niet al te lang voor het event beschikbaar (op zijn vroegst een week of vier) zodat je zeker weet dat zo'n beetje alle content volledig is. Een programma vol hiaten zal de gebruiker ervan weerhouden de app nog een keer te openen en daadwerkelijk te gebruiken. Natuurlijk is het via een cms kunnen wijzigen van de content een van de grote voordelen boven een peperdure, gedrukte catalogus. En een app is daarmee ook nog eens een stuk duurzamer!