De visitor journey: de klantreis van de event bezoeker (deel 1)

Scrollen naar beneden

Customer Journey - Invitado

 

DEEL 1: VOORAFGAAND AAN HET EVENT


Het uitgangspunt van Invitado is altijd het registratieproces zo eenvoudig mogelijk te maken, voor de organisatie én voor de bezoekers. In dit artikel nemen we je mee op reis. We schetsen de customer journey van een event bezoeker en leggen uit hoe de amigos van Ernesto ervoor zorgen dat die reis voor jouw bezoekers zo soepel mogelijk verloopt.

Customer journey: una introducción

Bij Invitado op de werkvloer valt de term customer journey regelmatig. HVMP, het internet marketingbureau waarmee Invitado onder één sombrero werkt, gaat bij het ontwikkelen en positioneren van websites uit van de weg die door de bezoekers van een site wordt afgelegd. Deze customer journey (of: klantreis) bepaalt de zogenaamde touchpoints: de momenten van contact, de momenten waarop je zo goed mogelijk aan de wensen en verwachtingen van de bezoeker moet voldoen. Juist op die momenten kun je het verschil maken en voor impact zorgen. 'Dé bezoeker'? Sí, door de beoogde bezoekers te karakteriseren in zogenaamde persona's, zorgen onze amigos van HVMP ervoor dat zij duidelijk voor ogen hebben voor wie zij een website eigenlijk ontwikkelen.

   

Een persona is een archetype van een gebruiker, ofwel een karakterisering van een bepaald type gebruiker. Persona's worden veel gebruikt bij het gebruiksvriendelijk maken van IT-oplossingen, en dan met name van de gebruikersinterface ervan. (Bron: Wikipedia)

   

 

Bescheiden en onopvallend

Ook de bezoeker van een beurs, congres of event legt zo'n klantreis af. Waar hij tijdens deze 'visitor journey' in contact komt met de producten, diensten en medewerkers van Invitado, doen wij er alles aan het verschil te maken. Dat doen we zo bescheiden en onopvallend mogelijk. Onze rol is immers faciliterend, en dus zorgen we ervoor dat niet wij indruk maken, maar het event.

In de samenwerking met onze opdrachtgevers stellen we ons overigens wat minder discreto op: waar het onze dienstverlening raakt, zullen onze ervaren Medewerkers Eerste Indruk (zoals we onze registratiespecialisten ook wel noemen) de organisatie zeker wijzen op onbenutte mogelijkheden waarmee de impact van het event vergroot kan worden. Wij denken nu eenmaal graag met je mee!

Meer lezen: "Een eerste indruk maak je maar één keer. Toptips van onze Medewerkers eerste indruk"

De touchpoints tijdens de online registratie

Wat zijn nu die touchpoints, en hoe zorgen we ervoor dat je bezoekers elk van die contactmomenten zo snel en soepel mogelijk passeren? Of, in onze eigen woorden: hoe maken we het jouw bezoekers zo eenvoudig mogelijk?

E-mails: save-the-date, uitnodiging en reminder

In het online registratietraject is het eerste touchpoint in veel gevallen een e-mail. Een save-the-date die naar jouw gasten wordt gestuurd, of een concrete uitnodiging, waarin je gasten wordt gevraagd zich voor jouw event te registreren. Vaak zal dit de eerste keer zijn dat de bezoekers met jouw event in aanraking komen, dat zij kennismaken met de inhoud, de stijl en met de tone-of-voice.

Onze ervaren designer en copywriter helpen je graag de informatie zo optimaal, aantrekkelijk en uitnodigend mogelijk te presenteren. We personaliseren de e-mails en voorzien ze van een persoonlijke link en een krachtige call-to-action naar het registratieformulier. Technisch houden we zoveel mogelijk rekening met spamfilters, de mogelijke restricciones van verschillende e-mail clients en met het openen van de mail op mobiele devices.

 Meer lezen: "Zo schrijf je een goede tekst (of in elk geval een betere). Vijf schrijftips van onze copywriter"

We denken ook mee over het moment van verzending, ook als er een reminder verstuurd wordt. Vanzelfsprekend ontvangen de gasten die zich al geregistreerd hebben zo'n reminder dan niet. Op onnodige contactmomenten zit immers niemand te wachten.

   

Een e-mail heeft een hogere attentiewaarde als de ontvanger de mail ziet binnenkomen. Aan het einde van de dag of tijdens de lunchpauze is dus geen goed idee. En vrijdagmiddag al helemaal niet...

   

 

Registratieformulier op maat

Het volgende touchpoint bevindt zich online. Op de registratiesite, waarvan de look-and-feel naadloos aansluit op de verzonden e-mails, neemt het registratieformulier een centrale plaats in. Dit formulier is op alle mogelijke devices (pc, tablet en mobiel) snel en eenvoudig in te vullen. In het kader van de AVG zorgen we ervoor dat we niet meer informatie vragen dan nodig is. In een privacy statement leggen we duidelijk uit wat er met die informatie gebeurt.

Bezoekers die de registratiesite via een persoonlijke url bereiken, kunnen we een gepersonaliseerd formulario aanbieden. Gegevens die al bekend zijn, kunnen we alvast invullen, of we bieden de mogelijkheid aan gegevens uit Facebook- of LinkedIn-profielen over te nemen. Velden of opties die voor bepaalde groepen bezoekers niet van toepassing zijn, kunnen we achterwege laten. Zo houden we het contactmoment rond de daadwerkelijke registratie zo eenvoudig en dus zo laagdrempelig mogelijk. De registratie wordt bevestigd met een bedankscherm en een e-mail.

   

De AVG bepaalt dat een gast zijn registratiegegevens altijd moet kunnen inzien, wijzigen of verwijderen.

   

 

Betaalgemak

Als het om betalingen gaat, dringt het credo van de belastingdienst zich op: leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. Dat is dan ook de uitdaging rond dit touchpoint: betaalgemak bieden in een betaalomgeving waarbinnen je gast zich op zijn gemak voelt. Via onze preferred payment provider Mollie kunnen we je bezoekers alle gangbare betaalmogelijkheden (iDEAL, creditcard, PayPal, maar zelfs ook Bitcoin) aanbieden in een omgeving die voor vrijwel elke online shopper vertrouwd is. Desgewenst zorgen we voor een heldere factuur, die aan alle fiscale eisen voldoet.

Meer lezen: "Online betalingen ontvangen. Snel, veilig en makkelijk"

Tickets

Als de registratie voltooid is, en de betaling is gedaan, dan kunnen we de e-tickets verzenden. Dit touchpoint biedt je de mogelijkheid alle essentiële informatie over je event nog eens op een rijtje te zetten, zodat je gasten precies weten waar ze aan toe zijn en wat ze kunnen verwachten. De tickets zelf bevatten een unieke QR-code, die bij de entree van jouw event gescand wordt.

De bezoeker hoeft zijn ticket niet per se uit te printen, maar kan hem ook op zijn smartphone laten zien. Maak je gebruik van onze gezichtsherkennings-oplossing, dan is een ticket zelfs helemaal overbodig. Het uploaden of ophalen van een foto uit een social media-account (snel en makkelijk!) is als je bezoeker het registratieformulier heeft ingevuld het enige wat daarvoor nodig is.
 

Als je gasten hun tickets in huis hebben zijn zij er helemaal klaar voor: ze kunnen jouw beurs, congres of event bezoeken - voor jou ongetwijfeld het allerbelangrijkste touchpoint tijdens de hele reis. Over onze contactmomenten met je gasten tijdens hun bezoek aan jouw event, lees je binnenkort meer in deel 2 van deze serie.

Veelgestelde vragen

Faq evenementen

Recente activiteiten

tldate 01/10
arrow left
tlinnerimgbox
Openingsfeest Holland Casino: een speelfiche met NFC-chip als toegangsbewijs
Lees meer
tldate 24/09
arrow left
tlinnerimgbox
Online GT-racers via afslag Invitado plankgas naar Salzburg
Lees meer
tldate 21/09
arrow left
tlinnerimgbox
De 11strandentocht: 60 kilometer, 11 stempelposten, meer dan 30 scanstations
Lees meer
tldate 18/09
arrow left
tlinnerimgbox
De visitor journey: de klantreis van de event bezoeker (deel 1)
Lees meer
tldate 11/09
arrow left
tlinnerimgbox
Online betalingen ontvangen: snel, veilig en makkelijk
Lees meer
tldate 24/06
arrow left
tlinnerimgbox
Met vereende (paarden)krachten heten EventsIT en wij de bezoekers van de 70ste CHIO in Rotterdam vandaag weer muy bienvenida.
tldate 21/06
arrow left
tlinnerimgbox
Eén Dag van de Event Manager maakt nog geen zomer…
Lees meer
tldate 21/05
arrow left
tlinnerimgbox
De Bravenes kiest het ruime sop, Van Oord kiest Invitado.
Lees meer
tldate 18/05
arrow left
tlinnerimgbox
Zo schrijf je een goede tekst (of in elk geval een betere). Vijf schrijftips van onze copywriter.
Lees meer
tldate 16/05
arrow left
tlinnerimgbox
Een prijsuitreiking, altijd spannend! Voor de uitreiking van de Roosevelt Four Freedoms Awards zijn we in Middelburg vandaag.
tldate 26/04
arrow left
tlinnerimgbox
Wij vieren vandaag al Königstag, in de Nederlandse ambassade in Berlijn. Daar scannen we de tickets van de Duitse oranjeklanten.
tldate 20/04
arrow left
tlinnerimgbox
"Zeg maar jij, hoor!" - Hoe benader jij je relaties? Advies van onze copywriter!
Lees meer
tldate 13/04
arrow left
tlinnerimgbox
De genodigden van de doop van kraanschip Werkendam passeren vandaag eerst onze scanstations. Indrukwekkende nieuwe schuit van Van Oord!
Lees meer
tldate 12/04
arrow left
tlinnerimgbox
Vandaag en morgen schepen wij voor de vijfde keer juristen in aan boord van de SS Rotterdam, voor het jaarcongres van vFAS.
tldate 07/04
arrow left
tlinnerimgbox
Muy mooi! Drie dagen lang in Utrecht waar we de bezoekers van hét event voor de beautybranche welkom heten.
Arrow Down
088 99 87 444 info@invitado.nl
Twitter Facebook
Invitado is onderdeel van HVMP Internet Marketing
Event Registratie | sitemap | powered byErnesto Event Registratie
Akkoord
Wij gebruiken cookies om de ervaring op onze website te verbeteren, statistieken bij te houden en je toegang te geven tot onze social media.
Door gebruik te maken van deze website of door op akkoord te drukken, ga je akkoord met ons cookiebeleid. Je kunt cookies ook niet accepteren.