Werken voor de gemeente Rotterdam. Kijk, dan ben je goed bezig! De afdeling Externe Betrekkingen van onze mooie stad koos natuurlijk niet alleen voor Invitado omdat we letterlijk om de hoek zitten.
Handen uit de mouwen in onze eigen mooie stad
Tijdens de aanbesteding dachten we vanuit onze jarenlange experiencia op alle fronten mee, en de aangedragen oplossingen vielen meteen al in goede aarde. En dus gingen we aan de slag. Niet voor één event, maar voor tientallen events op jaarbasis.
Om te beginnen bouwden we een flexformulier dat voor elk van deze events met minimale aanpassingen kan worden ingezet. Zo leveren we maatwerk, maar dan snel en betaalbaar. Handen uit de mouwen dus, en niet voor de minste events. Zo verzorgden we de registratie voor de nieuwjaarsreceptie aan de Coolsingel, voor Koningsdag en voor de ceremoniële dodenherdenking op 4 mei.
Na een zorgvuldige security check zijn we geaccrediteerd om te mailen vanuit het domein rotterdam.nl, en voor de registratieformulieren mogen we het domein registratie.rotterdam.nl gebruiken. En ja, daar zijn we als Rotterdams bedrijf natuurlijk muy trots op!
Werken voor de Gemeente Rotterdam in cijfers
20+
Events per jaar
1
Burgemeester
32
E-mailvarianten
1
Flexformulier
> 640.000
Rotterdammers
Zo maken wij voor de Gemeente Rotterdam het verschil
Flexformulier
Eén basisformulier voor verschillende events
Met ons slimme flexformulier kunnen we het online registratieformulier volgens de wensen van de gemeenteambtenaren per event snel inrichten. Ze kiezen eenvoudig de velden die ze voor hun specifieke event nodig hebben. Elke registratie website die dit oplevert voldoet uiteraard aan de grafische richtlijnen en standaarden van de gemeente.
E-mails
Mailen namens de burgemeester
We verzenden de uitnodigingen namens de gemeente. Daarvoor hebben we direct toegang gekregen tot het domein rotterdam.nl. Behalve in de huisstijl van de gemeente, ontwikkelden we ook een speciaal template voor berichten aan de genodigden van het college van burgemeester en wethouders.
Placering
Etiquette en protocollen
Op de placering van het nieuwjaarsconcert van het Rotterdams Philharmonisch Orkest in de grote zaal van de Doelen waren de nodige spelregels van toepassing. Onzer de genodigden van B en W bevonden zich diverse prominenten en hoogwaardigheidsbekleders, en dan treden er onherroepelijk protocollen in werking. Voor ons slimme systeem was dat natuurlijk geen enkel probleem.
Toegangscontrole
Met en zonder badges
De events die de gemeente Rotterdam organiseert zijn zeer uiteenlopend van aard. Voor de on-site registratie zijn we ter plaatse met ruim voldoende scanstations om een soepele doorstroming bij de entree te garanderen. Worden er ook badges geprint, dan zijn die uiteraard volledig opgemaakt in de huisstijl van de gemeente.
